是正（改善）報告書の書き方｜期限内に通る記載例と提出時の判断軸

是正（改善）報告書の作成を求められたものの、是正勧告書の指摘ごとに何を書き、どこまで証拠を添付すべきかで手が止まっているケースは少なくありません。期限までに形だけ整えて提出すると、追加提出や再監督につながるほか、民事訴訟法第226条の文書送付嘱託申立により後日証拠として参照され得る点で、記載の整合が実務上の不利益になります。指摘事項の性質（過去の清算・手続の補正・将来運用の再設計）を切り分け、事実・根拠・証拠に基づく是正内容と再発防止策を、期限管理も含めて決められる状態にすることが重要です。以下では、是正（改善）報告書の判断材料として記載項目・書き分け・添付資料の考え方を示します。

是正（改善）報告書とは

是正勧告書との関係と目的

是正（改善）報告書は、労働基準監督官の臨検監督（立入調査）等で労働基準法や労働安全衛生法等の法令違反が認められ、是正勧告書（または法令違反に至らない改善事項としての指導票）が交付された場合に、事業者が是正内容（何を、いつ、どのように解消したか）を整理して、提出先である所轄労働基準監督署長等へ提出する実務上の報告文書です。

是正勧告は一般に行政指導として扱われ、直ちに行政処分のような形式的強制力を伴うものではありません。ただし、違反状態を放置すれば違反が継続するため、再監督等を通じて刑事手続（書類送検）に進むリスクが高まります。したがって、是正（改善）報告書は「出したら終わり」ではなく、違反状態の解消（過去分の精算・手続是正・運用変更）を具体化し、証拠で裏付けることが目的です。

また、是正勧告書や是正報告書は、提出先が労基署長等である一方で、労災事故等を契機に被災労働者が損害賠償請求訴訟を提起した場合、訴訟手続における文書送付嘱託申立（民事訴訟法第226条）により、労基署から裁判所へ送付され、証拠として用いられることがあります。企業としては、安全配慮義務違反等の主張の根拠として利用され得る点も踏まえ、記載は「事実・根拠・証拠」に即して整合させる必要があります。

求められる場面と手続の流れ

是正（改善）報告書が求められる典型場面は、臨検監督の結果として、

• 労働基準法（例：36協定違反など）や労働安全衛生法等の法令違反が認められたため是正勧告書が交付された場合
• 法令違反は認められないが、改善を促す必要があるとして指導票が交付された場合

のいずれかです。

是正報告書の作成前に確認すること

違反事項と関係法令を読み分ける

作成前の最優先は、是正勧告書・指導票に記載された違反事実と根拠条文を、項目ごとに読み分けることです。条文の性質により、求められる是正が「過去の清算（未払いの支払等）」「手続の補正（届出・協定・書面交付）」「将来運用の再設計（管理方法の変更）」のどれに当たるかが変わります。

是正が期日までに完了しない場合の中間報告と再提出の判断基準

是正期日までに完了が難しい見込みが立った時点で、無連絡での期限超過を避け、期日前に担当監督官へ連絡し、進捗と残課題、完了予定を共有します。期限管理そのものが行政対応の評価対象となり、放置は不誠実と受け取られ得るためです。

同じ違反が複数拠点に及ぶとき、事業場単位で切り分けて書く基準

複数拠点に同種の違反が及ぶ場合でも、是正勧告書・指導票は通常、所轄（管轄）労働基準監督署を前提に交付されるため、是正（改善）報告書も原則として事業場単位で、提出先（所轄労働基準監督署長等）に対応させて作成します。

是正（改善）報告書の記載項目

基本構成と必須記載事項

是正（改善）報告書に全国一律の法定様式があるとは限りませんが、監督署側が確認できる形で、誰が・どの事業場で・何の指摘に対し・いつまでに・どう是正したかが追える構成にします。提出先は所轄労働基準監督署長等である点を前提に、文書の体裁（宛名・日付・事業場情報）を整えます。

是正内容と再発防止策の書き分け

記載では、是正内容（違反状態を解消した事実）と、再発防止策（運用・統制の恒久対策）を分けます。たとえば36協定に関する違反であれば、協定そのものが「労働基準法第36条第1項の協定で定める労働時間の延長および休日の労働について留意すべき事項等に関する指針」（平成30年厚生労働省告示第323号）に適合するよう見直す観点が実務上重要になります。

また、固定残業代（定額残業制）等を採用している場合は、割増賃金の計算関係が争点化しやすいため、報告書では是正と再発防止の双方で「就業規則・雇用契約書への明示」「超過時の差額支払い」「賃金台帳への記載」など、管理手順の具体化まで書き分けると実務上の説明力が上がります。

事実確認が未了の論点をどう書くか――断定を避けつつ不足説明にならない記載線

事実確認が未了の論点がある場合、推測で断定せず、かといって空欄・抽象表現で逃げず、現時点で確認できた事実と未確定部分の調査計画を分けて書きます。とくに、提出文書が後日、訴訟等で証拠として参照され得る点（民事訴訟法第226条の文書送付嘱託申立）を踏まえると、社内資料・賃金台帳・勤怠データとの整合性が重要です。

違反事項別の書き方

労働時間・３６協定・賃金の記載例

労働時間・36協定・割増賃金は、是正報告書で最も確認が厳格になりやすい領域です。36協定は労働基準法第36条、割増賃金は労働基準法第37条を軸に、事実（時間・日付・対象範囲）と、届出・精算・運用改善を対応付けます。

記載例としては、「（指摘事項）36協定が指針に適合していない／届出不備 →（是正内容）平成30年厚生労働省告示第323号に適合するよう協定内容を見直し、過半数代表者と締結のうえ所轄署へ届出 →（再発防止）月45時間・年360時間に近づける管理、1月45時間以下に努める運用、休日労働削減の仕組み化」のように、指摘と対応の線を太くします。

就業規則・労働条件通知書の記載例

就業規則は労働基準法第89条、労働条件の明示は労働基準法第15条に基づき、単に書面を作るだけでなく、意見聴取・届出・周知（実際に見られる状態）までを「完了」として記載します。

定期健康診断の記載例

健康診断は、実施だけでなく結果報告まで含めて整理すると説明が通りやすいです。常時50人以上の労働者を使用している事業者は、定期健康診断（安衛則第44条）を行ったとき、遅滞なく定期健康診断結果報告書（様式第6号）を所轄労働基準監督署長に提出する義務があります（安衛法第100条）。

また、健康診断結果報告書の記入では、健診実施後に退職した者がいるケースなど、人数の数え方が論点になり得ます。対象範囲の定義（在籍労働者数・従事労働者数・受診労働者数など）を、監督署の記入要領に沿って整合させ、集計根拠（名簿、受診記録）を残します。

様式の探し方と提出後の対応

労働局様式の探し方と確認先

是正（改善）報告書は、全国で完全に統一された法定様式があるとは限らないため、実務では各都道府県労働局が公開する参考様式に寄せるのが安全です。自社がどの監督署の所轄か不明確な場合は、提出先となる所轄労働基準監督署へ確認し、当該署の運用（押印要否、添付資料の粒度、提出方法）も含めて担当監督官に照会します。

添付資料の考え方と示し方

添付資料は、是正（改善）報告書に記載した事実を、第三者（監督官）が追認できる状態にするためのものです。是正勧告書・指導票は労基署長等に提出される文書であり、後日、文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）等で外部に移転し得ることも踏まえ、本文の記載と添付の不整合（数字・日付・対象者）が生じないように整理します。

本文側には「別添1」「別添2」のように資料番号を振り、本文の数値・日付と別添の数値・日付が一致するように、照合表（対応関係が分かる一覧）を社内用に作ってから提出すると差戻しを減らせます。

提出後の調査・再調査・送検リスク

提出後は、監督官が報告内容と証拠資料を確認し、指導が終結する場合もあれば、内容が不十分として追加提出や再確認（再監督）に進む場合もあります。是正勧告書・是正報告書等は、労災事故等を契機に訴訟となった際、民事訴訟法第226条の文書送付嘱託申立により証拠として参照され得ることから、企業側は「抽象的に書いて逃げる」よりも「確定した事実を具体的に書き、未確定部分は調査計画を示す」対応が合理的です。

また、違反が改善されない、あるいは虚偽の説明が疑われる場合には、刑事手続（書類送検）に発展し得ます。提出後も、再発防止策として記載した運用が実際に回るよう、記録（点検ログ、教育記録、届出更新管理）を残しておくことが実務上の防波堤になります。

郵送・持参・電子提出で確認すべき受付証跡と差戻し防止のチェック項目

提出方法は、窓口持参・郵送等が中心となり、電子提出が可能な書類（例：安衛法第100条に基づく結果報告等）もあります。重要なのは、どの方法でも受付証跡を確実に残すことです。

社内体制と運用の見直し

関係部署との共有と労務管理の整備

是正勧告への対応は、人事総務だけで完結させず、経営層・現場責任者・管理部門が関与して、再発防止策が「運用として回る」状態に落とし込みます。とくに、36協定の適合（平成30年厚生労働省告示第323号）や、割増賃金率（時間外25%以上、法定休日35%以上、深夜は左記に+25%以上）など、制度と計算が絡む領域は現場運用のズレが再発原因になりやすいため、ルールの周知と記録の残し方まで統一します。

是正勧告の典型違反を平時点検する

平時点検は、臨検監督で「まとめて指摘される」事態を減らすための実務対策です。特に36協定については、指針（平成30年厚生労働省告示第323号）が示す枠組み（限度時間、実績管理、休日労働削減等）に沿って、協定内容と実態のズレを点検することが重要です。

受領当日から提出日までに、総務・現場責任者・経営層が分担する資料収集の順番

短期間で仕上げるには、資料収集の順番を固定し、是正勧告書・指導票の「指摘→根拠→期限」に沿って作業を割り当てます。

よくある質問

是正（改善）報告書の提出期限は延長できますか？

延長の可否は、担当監督官との事前調整によります。重要なのは、期限に間に合わない見込みが出た時点で期日前に連絡し、進捗と残作業、完了予定日を説明することです。

是正（改善）報告書はメール提出できますか？

メール提出の可否は、所轄署の運用と文書の真正・到達確認の方法に左右されるため、自己判断は避け、提出先である所轄労働基準監督署に確認してください。少なくとも、提出後に「提出したことを立証できる受付証跡」が残らない方法は、後日の未提出扱いリスクを高めます。

是正勧告書の内容に納得できない場合はどうしますか？

是正勧告は一般に行政指導として扱われ、争訟で当然に争える「処分」とは性質が異なるため、実務上は、担当監督官に対して客観的証拠に基づく協議を行います。とくに、是正勧告書・是正報告書等は、労災事故等を契機とする訴訟で、民事訴訟法第226条の文書送付嘱託申立により証拠として利用され得るため、反論する場合も「後から説明が崩れない」整理が重要です。

是正（改善）報告書への対応で次にすべきこと

是正（改善）報告書は、是正勧告書・指導票の指摘に対し、「指摘事項→是正内容→是正完了年月日→再発防止策」を対応付け、所轄労働基準監督署長等が追認できる形で事実と証拠をそろえることが中核になります。とくに36協定や割増賃金のように計算・運用が絡む論点は、月45時間・年360時間などの基準に照らした管理手順まで落とし込めているかが、再発防止の説明力に直結します。是正期日までに完了が難しい場合は、無連絡で期限を超過せず、期日前に担当監督官へ進捗と残課題、再提出の見込みを共有する判断が重要です。次のアクションとして、指摘ごとに「過去の清算／手続の補正／将来運用の再設計」を切り分け、添付資料（届出控え、賃金台帳、健診関係記録等）との数値・日付の一致を点検してください。個別事案での記載方針や反論の要否は、後日の民事訴訟法第226条の場面も見据え、必要に応じて弁護士・社会保険労務士等の専門家に相談するのが安全です。

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