2026.09.20

是正・改善報告書の記入例｜期限内に通る書き方と提出時の根拠

Q: 指導票でも是正報告書の提出は必要ですか？

必要になるのが一般的です。参照事例でも、是正勧告書だけでなく指導票が出された場合にも、企業は是正内容を記載した是正報告書を提出する整理がされています。指導票は法令違反の認定がない場合でも交付され得るため、是正勧告書ほど「違反解消」を断定できない項目が混じることがありますが、その場合でも、現時点の改善実施状況と今後の計画を具体化して提出します。

経営リスクナビ編集部

是正・改善報告書（是正報告書）は、労働基準監督署から是正勧告書（または指導票）を受け取った直後に、是正期日までの提出を求められて具体的な書き方に迷いやすい書面です。記載が曖昧なままだと、追加の確認や再監督につながり得るだけでなく、後日、文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により第三者に読まれる場面で不利益に働く可能性があります。どこまで具体的に書くべきかを「完了／進行中／未着手」の線引きや別添資料の対応関係から整理できると、提出の可否とリスクのバランスを判断しやすくなります。以下では、是正報告書を作成する判断材料として記載項目・文例・注意点を示します。

是正勧告書と報告書の位置づけ
- 是正勧告書・指導票との関係
- 法的効力と実務上の意味
是正報告書の提出までの流れ
是正・改善報告書の書き方
違反事項別の記入例
再発防止策と社内整備
放置リスクと相談の目安
- 無視・放置のリスク
- 弁護士・社労士に相談すべきケース
よくある質問
まとめ：是正・改善報告書（是正報告書）で押さえるべき要点

是正勧告書と報告書の位置づけ

是正勧告書・指導票との関係

労働基準監督署の臨検監督等で交付される文書には、主に是正勧告書と指導票があり、両者は「法令違反の認定があるか」で整理します。参照事例（労災事故の場面）でも、労働基準法の違反（例：36協定違反）や労働安全衛生法等の違反行為が認められる場合に是正勧告書が出される一方、法令違反が認められない場合でも行政から指導票が出されることがあるとされています。

区分	交付の前提	記載内容の特徴	企業側の報告実務
是正勧告書	労働基準法・労働安全衛生法等の法令違反が認定される	違反条項、違反事実、是正期日が明記されることが多い	違反状態の解消を前提に、是正内容を記載した是正報告書を提出する
指導票	法令違反とまでは認められないが改善が望ましい	法令の趣旨・望ましい運用に沿った改善事項が示される	改善内容を記載した報告（実務上は是正報告書の様式を用いることもある）を提出する

是正勧告書と指導票の実務上の違い

いずれの場合も、企業としては是正内容を記載した是正報告書を提出する運用が基本になります（提出先は労働基準監督署長等）。したがって、受領直後に「交付文書が是正勧告書か指導票か」「指摘が法令違反の認定を含むか」を確認し、記載内容（違反条項・是正期日・対象事業場）に沿って報告書の枠を組み立てます。

法的効力と実務上の意味

是正勧告書・指導票はいずれも行政指導として交付される文書であり、文書それ自体が直ちに行政処分として罰則を科す性質のものではありません。ただし、実務では「社内の是正を促すだけの文書」と軽視できません。

理由の一つは、是正勧告書や是正報告書が後日の紛争で証拠化し得る点です。参照事例のとおり、労災事故に関連して被災労働者が損害賠償請求訴訟を提起した場合、訴訟手続の中で文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）が行われ、提出先である労働基準監督署長から裁判所へ是正勧告書等が送付され、安全配慮義務違反の根拠として用いられる場合があることに、使用者（事業主）としては留意すべきです。つまり、報告書の記載は「提出して終わり」ではなく、後日、第三者（裁判所等）に読まれる前提で事実関係を客観的に整える必要があります。

実務上の意味（リスクの出方）

是正勧告書は「違反認定＋是正期日」が示されるため、対応の遅れや内容不備があると追加の確認や再監督につながり得ます。
報告書は、労災・未払賃金・解雇など別の紛争局面で、文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により証拠として扱われ得ます。
したがって、抽象表現を避け、是正の事実（誰が・いつ・何を・どう変えたか）と裏付資料をセットで整えることが、コンプライアンス上の要点です。

是正報告書の提出までの流れ

交付後の対応と是正期日

是正勧告書（または指導票）を受領したら、最初に行うべきは「指摘事項の棚卸し」です。特に是正勧告書は、参照事例のとおり労働基準法（例：36協定違反など）や労働安全衛生法等の法令違反が認められる場合に出されるため、指摘欄に書かれた違反条項・違反事実・是正期日を軸に、社内の作業を切り分けます。

交付直後の実務フロー

交付文書の種類（是正勧告書／指導票）と、対象事業場・是正期日・指摘条項を読み合わせて一覧化します。
指摘事項ごとに担当部署と責任者を割り当て、収集すべき証拠資料（賃金台帳、勤怠記録、協定届写し、健診記録等）を確定します。
指摘が単発か横断的かを確認し、同種の運用が他部署にもないか（例：36協定の運用、健康診断の実施範囲）を点検します。
是正措置を「書類整備で完結するもの／運用実績が必要なもの」に仕分けし、是正期日までの工程表（中間到達点を含む）を作成します。
是正完了分から順に、是正年月日と別添資料を確定し、是正報告書の記載を埋めていきます。

提出方法と遅れる場合の伝え方

提出先は労働基準監督署長等であり、参照事例でも「是正勧告書や指導票が出された場合、企業としては是正内容を記載した是正報告書を提出する」と整理されています。提出方法は、監督署の運用に従い、持参・郵送等で行います。

また、参照資料には、報告や文書の提出について「（または持参・ＦＡＸ）してください」といった記載があり、FAX提出が許容される運用があることもうかがえます。ただし、可否は監督署・担当監督官の指示に従うべきで、自己判断で提出方法を固定しない方が安全です。

期日に遅れそうなときの伝え方（実務の型）

期限超過が見えた時点で、期日前に担当監督官へ連絡し、提出遅延を「無断」で発生させないようにします。
遅延理由は事実ベースで整理し、「何が完了していて、何が未完了か」を完了済み・進行中・未着手に分けて説明します。
代替案として、先に完了分のみ報告する分割提出や、中間資料の提出可否、提出方法（持参・郵送・FAX等）の指定を確認します。

期日までに一部しか是正できないときの書き分け基準｜完了済み・進行中・未着手を分けて示す

期日までに全項目が完了しない場合でも、是正報告書は「できた分だけ書く」のではなく、現時点の到達点を分類して示すことが重要です。ここで曖昧に「対応中です」とまとめると、監督署側が確認できず、追加報告や再調査の要因になり得ます。

区分	是正内容欄に書く要素	典型的な別添資料例
完了済み	実施措置の内容＋是正年月日（違反状態が解消された日）	協定届控え、支払明細、振込記録、掲示写真、周知文書など
進行中	ここまでに完了した作業＋残タスク＋障害要因＋完了予定日＋責任者	工程表、改定案、テスト結果、対象者一覧など
未着手	着手できない合理的理由＋着手予定日＋段階計画（中間チェック時期を含む）	計画書、稟議状況、外部委託の見積・発注状況など

進捗区分ごとの書き方（1項目ごとの最小セット)

また、是正勧告書・是正報告書は、後日、訴訟等で文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により証拠化され得る点に留意が必要です。未完了を完了と記載するなど、事実と異なる記載は、後日の紛争局面で不利益に働くおそれがあるため、完了と書く線引きを厳格に運用します。

是正・改善報告書の書き方

基本構成と記載項目

是正・改善報告書は、労働基準監督署長等に対し「指摘事項について、何を是正（改善）したか」を追跡可能な形で示す文書です。参照事例でも、是正勧告書や指導票を受けた企業は、是正内容を記載した是正報告書を提出するとされています。

基本構成（最低限そろえる記載項目）

宛先（管轄労働基準監督署長等）
提出日（報告書の作成年月日）
事業場情報（所在地、名称）
代表者の職氏名
交付文書の特定情報（臨検日、整理番号等があれば一致させる）
指摘事項（違反条項・違反事実）
是正内容（具体的措置、是正年月日、再発防止の運用、別添資料の対応）

記載のコツは、評価語（「十分対応しました」「適切に処理しました」）ではなく、事実の列挙に寄せることです。特に、後日、文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）等で第三者が読む可能性があるため、主観的表現を減らし、誰が・いつ・何を・どう変えたかを中心に書きます。

是正年月日と別添資料の示し方

是正年月日は「報告書を作成した日」ではなく、違反状態が解消された日を記載します。別添資料は、口頭説明の代替として監督官が追認できるよう、本文の記載と1対1で対応させます。

是正年月日の考え方（例）

届出や提出で完結する事項は、所轄署へ届出が完了した日を是正年月日とします。
支払で完結する事項は、指定口座への振込が完了した日を是正年月日とします。
実施行為が必要な事項（健康診断など）は、実施日と対象者の完了が確認できた日を整理して示します。

健康診断に関しては、にあるとおり、常時50人以上の労働者を使用している事業者は、定期健康診断（安衛則44条）等を行ったときに、遅滞なく定期健康診断結果報告書（様式第6号）を所轄労働基準監督署長に提出する義務があるとされています（根拠条文として安衛法100条が挙げられています）。この種の「実施＋行政への報告」がセットになっている事項は、是正報告書でも「実施日」「結果報告書の提出日」「受診者名簿等の別添」を切り分けて書くと齟齬が減ります。

『是正しました』と書ける線引きはどこか｜規程作成だけで足りる事項と運用実績まで要る事項

「是正しました」と書けるかは、指摘事項が形式要件中心か、運用実績中心かで変わります。

類型	例	「完了」と書くために必要な要素
形式要件中心	36協定の締結・届出、就業規則の届出	書類の整備＋必要な意見聴取・周知＋届出の完了日＋控え等の別添
運用実績中心	労働時間の適正把握、割増賃金の適正支払い、健康診断の実施と事後措置	ルール変更に加え、運用開始後の記録（勤怠ログ、支払実績、受診者名簿、意見聴取記録等）を別添で示す

完了と書ける基準の整理

健康診断の事後措置については、にあるとおり、異常所見がある労働者について医師等の意見聴取（安衛法66条の4）が必要で、意見聴取のために健康診断結果、労働時間・残業時間、作業状態、深夜業の状況等の情報提供が必要とされています（安衛法13条4項、安衛則14条の2）。このタイプの指摘では、規程だけ整備しても「是正した」とは言いにくいため、意見聴取の実施記録や、医師に提供した情報の一覧（提供項目が分かる資料）まで整えると実務上の説明力が上がります。

違反事項別の記入例

時間外労働・休日労働の記入例

時間外・休日労働の指摘は、にもあるとおり36協定違反などが典型です。是正内容欄は「協定を出しました」だけで終わらせず、協定の整備と運用統制（許可制・アラート・管理者点検など）をセットで書きます。

記入例（36協定関係）

違反事実：時間外・休日労働に関する労使協定（36協定）未届（または協定逸脱）が認められた。
是正内容：過半数代表者を適正に選出の上、時間外・休日労働に関する労使協定を締結し、所轄労働基準監督署へ届出を完了しました（是正年月日：届出日）。
別添資料：協定届控え（受付印のある写し）、過半数代表者の選出手続記録、運用ルール（事前申請書式、上長承認フロー）。
再発防止：協定の範囲外労働を防ぐため、時間外労働の事前承認制と、部署別の月次モニタリングを開始しました。

割増賃金の記入例

割増賃金は、支払実績を裏付ける資料が中心になります。記載は「再計算した」では足りず、再計算の対象範囲、支払完了日、別添資料の対応関係を明確にします。

記入例（不足額の精算＋再発防止）

違反事実：割増賃金の計算誤り（または不払い）が認められた。
是正内容：勤怠記録および賃金台帳を突合して不足額を再計算し、対象者へ不足分を支給しました（是正年月日：振込完了日）。
別添資料：再計算一覧、支給明細、振込記録、対象者への通知書（受領確認がある場合は写し）。
再発防止：給与計算のチェック手順を見直し、計算ロジックの確認と月次の二重チェックを運用化しました。

就業規則の記入例

就業規則は、作成・意見聴取・届出・周知までを一連で示します。提出書類は「届出したこと」を示す控えと、「周知したこと」を示す証跡を分けて添付すると説明が通りやすくなります。

記入例（作成・届出・周知）

違反事実：就業規則の未作成（または未届）が認められた。
是正内容：就業規則を作成し、過半数代表者の意見書を取得の上、所轄労働基準監督署へ届出を完了しました（是正年月日：届出日）。
周知：社内掲示・イントラ掲載等により、労働者がいつでも閲覧できる状態にしました。
別添資料：就業規則届控え（受付印のある写し）、意見書写し、周知記録（掲示写真、掲載案内文など）。

定期健康診断の記入例

健康診断は、労働安全衛生法上「実施」だけでなく、規模等に応じて「結果報告」や「事後措置（意見聴取等）」が問題になります。常時50人以上の労働者を使用している事業者について、定期健康診断（安衛則44条）等を実施したときは遅滞なく定期健康診断結果報告書（様式第6号）を所轄労働基準監督署長に提出すること（安衛法100条）が示されています。

記入例（未実施／事後措置の不足がある場合）

違反事実：定期健康診断が未実施（または一部未受診）であった。
是正内容：対象者の受診を完了し、受診者名簿と健診結果の管理を開始しました（是正年月日：健診実施日または完了確認日）。
追加対応（該当する場合）：常時50人以上の事業場では、定期健康診断結果報告書（様式第6号）を遅滞なく所轄労働基準監督署長へ提出しました（根拠：安衛法100条）。
事後措置：異常所見者について医師等の意見を聴取しました（安衛法66条の4）また、意見聴取に必要な情報（健診結果、労働時間・残業時間、作業負荷、深夜業状況等）を医師に提供しました（安衛法13条4項、安衛則14条の2）。
別添資料：受診者名簿、健診結果（必要範囲でマスキング）、意見聴取記録、結果報告書控え（該当する場合）。

再発防止策と社内整備

形式的な記載で終わらせない方法

再発防止策は「注意します」ではなく、監督署が追認できるように仕組み（ルール・体制・記録）で書きます。特に、是正勧告書・是正報告書は後日、文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により証拠化され得るため、再発防止策も「実施可能性があるか」が問われやすいです。

形式論を避けるための書き方（要素分解）

原因：なぜ違反が起きたか（例：協定届の管理者不在、健診の対象者名簿が不備、給与計算のチェック工程欠如）。
対策：原因を潰す仕組み（例：届出管理台帳、健診スケジュール表、給与計算チェックリスト）。
責任：主管部署と最終責任者、承認者。
頻度：月次・四半期など点検サイクル。
証跡：点検記録、アラート一覧、是正ログ等、後日提示できる形で保存する資料。

典型違反の整理と内部労務監査

是正勧告を受けた場合、指摘項目だけ直して終えると、別の部署・別の月で同種違反が再発しやすくなります。典型論点をチェックリスト化し、内部労務監査（自己点検）として回すことが実務的です。

監査チェックリストに入れたい領域（例）

36協定の締結・届出と、運用（事前承認、限度超過の検知）の整合。
割増賃金の計算ロジックと、勤怠データ・賃金台帳の突合。
健康診断の実施、常時50人以上の事業場における結果報告書（様式第6号）の提出（安衛法100条）、異常所見者の意見聴取（安衛法66条の4）。
医師等への情報提供（健診結果、労働時間・残業時間、作業状態、深夜業状況等）の整備（安衛法13条4項、安衛則14条の2）。

提出前の社内確認は誰が何を見るか｜現場・人事・経理・法務で突合すべき資料の順番

提出前の社内確認は、報告書の信頼性を左右します。特に、後日、文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）で証拠化される可能性がある以上、「書面上整っている」だけでは足りず、添付資料と本文が矛盾しないことが重要です。

突合の順番（部門別）

現場：タイムカード・日報等の原資料と実態の一致、健康診断の受診対象者名簿の正確性を確認します。
人事労務：36協定（対象・期間・運用ルール）と勤怠データの整合、意見聴取が必要な健診事後措置（安衛法66条の4）の漏れを確認します。
経理：勤怠データと賃金台帳・支払明細・振込記録の一致、再計算一覧の検算を行います。
法務・経営：本文の事実記載が過不足なく、別添の参照が追跡可能であるか、将来の紛争（文書送付嘱託：民事訴訟法第226条）に耐える表現かを最終確認します。

放置リスクと相談の目安

無視・放置のリスク

是正勧告書・指導票を放置すると、行政対応が厳格化するリスクに加え、後日の紛争で不利に働く可能性があります。参照事例のとおり、労災事故に関連する局面では、被災労働者が訴訟手続で文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）を用いて、労基署長から是正勧告書等の送付を受け、安全配慮義務違反の根拠として用いる場合があるとされています。放置により、是正が進んでいないことが文書上も残ると、説明がより困難になります。

放置が招き得る不利益（整理）

行政対応面：追加報告や再監督のリスクが高まり、是正の工程管理が難しくなります。
紛争対応面：是正勧告書・是正報告書が文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）で提出され、企業側の安全配慮義務違反の主張を補強する材料にされ得ます。
社内統制面：原因分析や是正ログが残らず、同種違反の再発防止が機能しにくくなります。

弁護士・社労士に相談すべきケース

専門家相談が有効なのは、「是正自体」だけでなく「将来の紛争・監督対応まで含めた整合」を取る必要がある場合です。参照事例のとおり、労災事故が絡むと、是正勧告書等が訴訟で証拠として使われ、安全配慮義務違反の根拠にされる可能性があります。そのため、労災・安全衛生分野の指摘（健診、意見聴取、情報提供など）が絡む場合は、文書の作り込みが重要になります。

相談を優先したい典型例

労災事故が発生しており、是正勧告書・是正報告書が今後の訴訟で証拠化され得る（文書送付嘱託：民事訴訟法第226条）局面にある。
健康診断の是正で、常時50人以上の事業場における結果報告（安衛法100条）や、異常所見者の意見聴取（安衛法66条の4）、医師への情報提供（安衛法13条4項、安衛則14条の2）まで整理が必要である。
36協定違反など、労働基準法と運用実態（勤怠・業務指示）のズレが大きく、是正が制度変更だけでは足りない。

よくある質問

是正・改善報告書は手書きでないと提出できませんか？

手書きは必須ではなく、パソコンで作成して印字したものでも差し支えありません。重要なのは形式よりも、是正勧告書・指導票に対応して「違反事実／是正内容／是正年月日／別添資料」の対応が明確であることです。提出方法については、参照資料に「（または持参・ＦＡＸ）してください」といった記載があるとおり、監督署の運用で持参・FAX等が選択肢になることがありますが、実際の提出方法は交付時の指示や担当監督官の案内に従って確認してください。

是正期日までに完全是正できない場合はどう書けばよいですか？

未完了を完了と書かず、期日時点の到達点を「完了済み・進行中・未着手」で分け、工程と根拠資料を示します。特に、参照事例のとおり、是正勧告書等は訴訟で文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により証拠として用いられる可能性があるため、進捗報告は評価語ではなく事実と資料で組み立てるのが安全です。

未完了時の記載テンプレート（型）

期日までに完了した作業：実施内容、是正年月日、別添資料。
未完了部分：未完了の理由（客観的事情）、現在の進捗、完了予定日、責任者。
中間提出：工程表やテスト結果など、進捗が分かる資料を別添にします。

指導票でも是正報告書の提出は必要ですか？

必要になるのが一般的です。参照事例でも、是正勧告書だけでなく指導票が出された場合にも、企業は是正内容を記載した是正報告書を提出する整理がされています。指導票は法令違反の認定がない場合でも交付され得るため、是正勧告書ほど「違反解消」を断定できない項目が混じることがありますが、その場合でも、現時点の改善実施状況と今後の計画を具体化して提出します。

再発防止策はどこまで具体的に書く必要がありますか？

第三者が読んでも「再発しにくい仕組みになった」と判断できる水準まで具体化します。特に、是正勧告書・是正報告書が、労災等の紛争で文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により証拠化され得ることを踏まえると、再発防止策も「誰が・何を・どの頻度で・何を記録するか」を書面に落とす必要があります。

具体化の最小要件（4点セット）

ルール：何を禁止・義務化するか（例：事前承認、対象者名簿の確定手順）。
体制：主管部署・責任者・承認者。
運用：点検頻度と例外処理。
記録：点検ログ、一覧表、提出控え等、後日説明できる証跡。

まとめ：是正・改善報告書（是正報告書）で押さえるべき要点

是正・改善報告書（是正報告書）は、是正勧告書が「違反認定＋是正期日」を含み得ることを前提に、指摘事項ごとに事実と証跡を対応づけて提出するのが実務の基本です。特に、後日、文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により証拠として扱われ得るため、評価語ではなく「誰が・いつ・何を・どう変えたか」と別添資料の1対1対応で組み立てることが判断の軸になります。期日までに完了しない項目がある場合も、完了済み・進行中・未着手に分け、完了予定日や責任者、工程表などで到達点を示すと追加照会のリスクを下げやすくなります。健康診断のように、常時50人以上の事業場で結果報告（安衛法100条）や意見聴取（安衛法66条の4）、情報提供（安衛法13条4項、安衛則14条の2）まで整理が必要な論点は、記載と別添の整合を優先して作業を進めるのが安全です。個別事情（労災事故の有無、運用実態との乖離、未払精算の範囲など）によって最適解が変わるため、迷う場合は弁護士・社労士に相談し、提出内容が将来の説明に耐えるかを確認してください。