是正・改善報告書の様式は？｜労基署別の入手先と提出期限を確認

是正・改善報告書は、労働基準監督署から是正勧告書・指導票を受け取った直後に、提出期限までの短い時間で様式選定と記載内容の整合を求められる書面です。様式番号（様式第8号・様式24など）を番号だけで判断したり、裏付け資料との突合が甘いまま提出すると、差戻しや追加資料要求につながり、監督対応の手戻りが増えやすくなります。提出後に文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）で証拠化され得る点も踏まえると、書き方の粒度と留保の置き方を先に決めておくことが実務上重要です。以下では、様式の特定から入手・提出、記載上の注意点までの判断材料として整理を示します。

是正・改善報告書とは

臨検後に求められる報告書の位置付け

労働基準監督署の臨検（立入調査）で、法令違反や不適切な運用が確認されると、労働基準監督官から是正勧告書または指導票が交付されます。企業は、交付文書に記載された各指摘事項について、是正済みであれば「いつ・何を・どの証拠で」是正したか、是正途中であれば「いつまでに・どの手順で」是正するかを、是正・改善報告書（自治体・労働局により「是正報告書」「改善報告書」等の表題差あり）として、原則労働基準監督署長等あてに提出します。

また、是正勧告書や是正報告書は行政対応にとどまらず、労災事故等が絡む事案では、被災労働者が民事訴訟を提起した際に、裁判手続で文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）の申立てを行い、提出先である労基署から裁判所へ送付された是正勧告書等が証拠として利用されることがあります。したがって、提出書面は「社内メモ」ではなく、後日外部に出る可能性を踏まえ、事実と根拠資料に基づく記載に徹することが重要です。

是正勧告書と指導票の違い

是正勧告書と指導票はいずれも行政指導として交付されますが、基本的な位置付けが異なります。参照される根拠は、労働基準法（例：36協定違反など）や労働安全衛生法などで、法令違反が認められる場合は是正勧告書、法令違反が明確でない場合でも改善が必要と判断される場合は指導票となる整理です。

行政が示す「指針」や「ガイドライン」は、法律・政令・省令そのものではなく、たとえば労働安全衛生法では厚生労働大臣が指針を公表できる条文が複数あり（例：労働安全衛生法第70条の2 など）、運用改善の根拠として用いられます。指導票は、こうした枠組みに沿った改善要請として交付されることがあり、法令違反の是正（是正勧告）と、運用改善の実施（指導票）を混同しない整理が必要です。

是正勧告書・指導票・使用停止等命令書で報告内容がどう変わるか

交付文書の種類により、報告書に求められる「書き方」と「証拠の粒度」が変わります。是正勧告書・指導票はいずれも報告書提出が求められますが、違反がある前提の是正勧告と、改善要請中心の指導票では、客観資料の位置付けが変わります。

また、使用停止等命令のように危険防止を目的とする強い措置が出た場合は、現場の安全確保を優先し、措置内容と点検記録を具体的に示す必要があります。いずれの類型でも、後日の訴訟で文書送付嘱託により提出文書が証拠化され得ること（民事訴訟法第226条）を前提に、推測ではなく確認済み事実と資料に基づいて記載します。

是正報告書の様式を見分ける

様式第8号・様式24・様式5号の概要

是正・改善報告書の様式は、労働局・監督署で独自の呼称（例：「様式第8号」「様式24」等）が使われることがあり、番号だけで判断すると誤用につながります。特に注意したいのは、労災保険給付の手続でも「様式第5号」「様式第8号」という別物の様式が存在する点です。

さらに、監督署が求める「報告書」には、事案類型に応じて別様式が示されることがあります。たとえば精神障害に関する労災事案では、監督署から「報告書（精神障害用）」の提出を求められ、事業場に関する事項、被災者に関する事項、被災者の業務経歴など「わかる範囲で記載して提出」といった運用が示される例があります。したがって、番号ではなく、交付書類に記載された表題・提出先・根拠法令で見分けるのが安全です。

自社がどの様式を使うか迷ったときの確認順序

様式に迷ったときは、先に「監督署が指定しているか」を確認し、次に「管轄労働局の掲載様式」を確認する順序が実務的です。

「自作様式でも受理されることがある」という理解だけで進めると、監督官の確認作業が増え、差戻しや追加資料要求につながりやすくなります。特に、労災事故が背景にあると、就業規則、賃金台帳、タイムカード等の基礎資料との整合が争点化しやすいため、様式と添付資料の整備をセットで考えることが重要です。

様式の入手と提出手続

労働局サイトで様式を確認する手順

労働局サイトから様式を探す際は、「どのページにあるか」よりも「管轄労働局の様式集の中で、監督署提出用のカテゴリに入っているか」を基準に探すと迷いにくくなります。

なお、指導票の根拠となる場合がある「指針」は、法律に基づき厚生労働大臣が公表する枠組み（例：労働安全衛生法第70条の2）で整理され、ガイドライン等（労働基準局長通達として都道府県労働局長を指揮する文書）と性格が異なります。報告書では、指摘の根拠が条文違反なのか、指針・ガイドラインに沿った運用改善なのかを読み分け、記載のトーン（完了報告か、改善計画か）を合わせます。

提出期限・提出先・郵送時の留意点

提出期限は、是正勧告書または指導票に明記された期日が基準となります。提出先は原則として、臨検を担当した監督官が所属する管轄の労働基準監督署（労働基準監督署長等）です。

労災事故を背景に臨検や是正が行われている場合、のちに被災労働者側が文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）で提出済み文書の入手を試みることもあり得ます。提出後も、控えと添付資料一式は「いつでも説明できる状態」で保管しておくべきです。

期限までに是正が完了しない場合に、誰がいつ監督署へ連絡するか

期限までに完了しない見込みが出た時点で、期限到来前に、社内の責任者（人事労務の責任者、または法務・総務の窓口）から担当監督官へ連絡します。連絡の目的は、単なる「遅れます」ではなく、監督署側が判断できるだけの材料（完了済み範囲、残作業、完了予定日、代替措置）を示すことです。

放置すると、追加資料の要求や再度の臨検につながり得るため、早期に協議して進捗の見える化を行うことが、結果として企業側の負担を下げます。

是正報告書の記載と作成

基本構成と記載項目を整理する

是正・改善報告書は、監督官が是正勧告書／指導票の指摘事項と突合しやすい形で、項目を対応させて作成します。提出先は原則として労働基準監督署長等であり、提出日、事業場情報（所在地・名称・代表者）を誤記なく記載します。

特に労災事故が関係する是正では、のちに訴訟で文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により提出文書が証拠として用いられる可能性があります。事実の裏付けがある事項だけを「完了」とし、推測や記憶に依存する表現を避けることが重要です。

改善内容と完了予定日の書き方

改善内容は「何を直したか」だけでなく、「なぜ起きたか」「再発をどう防ぐか」まで落とし込むと、監督官の確認が進みやすくなります。36協定に関する是正では、協定内容を運用面も含めて整えることが重要で、たとえば「時間外労働・休日労働に関する協定で定める留意事項等に関する指針」（平成30年厚生労働省告示第323号）に適合させる、という説明が有効な場面があります。

完了予定日は、提出時点で完了している場合は実際の完了日を記載し、未了の場合は社内決裁・労使協議・システム改修等の工程から逆算した「実行可能な日付」を設定します。根拠のない日付を置くと、期限再調整や追加指導のリスクが高まるため、工程表や是正計画書と整合する記載にします。

事実確認が割れるときに、報告書へ断定して書く内容と留保すべき内容

事実関係について労使で認識が割れている場合、報告書では「確認済み事実」と「調査・検討中の事項」を切り分けます。客観資料（賃金台帳、タイムカード（出勤簿）等）で裏付けられる事項は断定してよい一方、評価が絡む論点は留保して記載します。

労災事故や安全配慮義務が争点化する事案では、提出済みの是正勧告書・是正報告書が、訴訟で文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により証拠化され得ます。安易な断定は、後の紛争で不利な評価につながる可能性があるため、根拠資料に基づく表現統制が重要です。

法令確認と違反事例

賃金・残業・36協定の確認点

臨検で頻出する論点の一つが、36協定（労働基準法第36条）に関する不備や未締結のままの時間外労働です。参照実務でも、労働基準法上の36協定違反などが認められる場合に是正勧告書が出される整理が示されています。

また、裁判例では、36協定を締結せず（または無効な内容で）時間外労働に従事させ、その状況を放置していた点を重く見て安全配慮義務違反を認める判断が見られます。例えば、アクサ生命保険事件（東京地判令2・6・10）では、1年以上にわたり月30時間ないし50時間以上の時間外労働があったこと等を踏まえ、慰謝料相当額10万円の賠償が認められています。また、狩野ジャパン事件（長崎地大村支判令元・9・26）では、1か月90時間から160時間以上の時間外労働があった事案で、安全配慮義務違反を認め、慰謝料30万円の支払義務を認めています。是正報告書では、協定の整備だけでなく、労働時間の適正把握や是正後のモニタリング（放置しない仕組み）まで記載することが重要です。

就業規則・年休・健診の違反事例

賃金・時間外労働以外でも、就業規則、年休、健康診断は是正対象となりやすい領域です。健康診断については、労働者側の「自己保健義務」が裁判例で言及されることがあり、例えば津山税務署事件（岡山地裁津山支部昭48・4・24）や、システムコンサルタント事件（東京高裁平11・7・28、最高裁平15・10・13決定で確定）では、健診結果の通知や精密検査指示があったにもかかわらず受診しなかった事情が、過失相殺等の形で考慮されています。

労働者側に自己保健義務があるという論点があり得ても、監督署対応としては「会社として実施・勧奨・記録管理をどう徹底したか」が中心になります。是正報告書では、社内ルールと記録の整備（いつ、誰が、何をするか）まで書いておくと、追加照会に強くなります。

常時10人以上・年5日取得義務など、報告前に確認したい人数要件と適用線引き

人数要件や適用線引きは、是正の要否を左右するため、報告書作成前に定義をそろえます。就業規則の作成・届出義務が「事業場単位で常時10人以上」にかかる点や、年5日取得義務が付与日数によって決まる点は、是正の前提としてよく問題になります。

加えて、労災関係の手続では、事案により監督署から特定の「報告書」の提出を求められることがあります（例：精神障害用の報告書で、事業場に関する事項、被災者に関する事項、被災者の業務経歴などを、わかる範囲で記載して提出する運用例）。また、新型コロナウイルス感染症による労働災害でも、労働者死傷病報告の提出が必要とされています。是正報告書に付随して追加様式が求められる可能性もあるため、交付書類の表題と提出先（労基署長等）を基準に、必要書類の全体像を早めに確認することが実務上重要です。

不備のリスクと提出後の対応

様式誤りや記載不足で生じるリスク

様式の誤りや記載不足は、単に差戻しで終わらず、追加調査・追加提出の端緒になります。特に、労災事故が背景にあるケースでは、是正勧告書・是正報告書が、被災労働者側の申立てにより文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）で証拠として取り寄せられ、安全配慮義務違反の根拠にされる場合がある点に留意が必要です。

初回提出で、指摘事項ごとに「是正内容・是正日（予定日）・裏付け資料」を対応させ、社内資料（就業規則、賃金台帳、タイムカード等）との整合が取れた状態にしておくことが、結果として最も安全です。

提出後の調査・再調査の流れ

提出後は、監督官が報告書と添付資料の整合を確認し、必要に応じて追加提出や再臨検が行われます。労災事故を伴う事案では、就業規則・給与規程・退職金規程、従業員名簿、賃金台帳、タイムカード・出勤簿・業務日報等、労務管理の基礎資料が横断的に確認されやすいため、提出後も「追加で求められてもすぐ出せる状態」で整理しておくことが重要です。

また、提出済みの是正勧告書・是正報告書等は、紛争化した場合に文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）を通じて証拠として利用され得ます。提出後に表現や数字の不整合が発見されると説明負担が増えるため、控え一式の保存と、是正後の運用記録（改善が継続していることのログ）を残す運用が有効です。

社内是正報告書の活用と専門家相談

提出書面は行政対応の成果物であると同時に、社内の改善管理の基礎資料にもなります。特に36協定の運用や長時間労働の放置が安全配慮義務違反として問題化し得ることは、裁判例（アクサ生命保険事件、狩野ジャパン事件）からも示唆されます。是正報告書を、再発防止策の実装状況を追跡する台帳として活用し、運用が形骸化しないようにします。

紛争化の可能性がある事案（労災・長時間労働・メンタル不調等）では、提出文書が訴訟で証拠化され得るため、社会保険労務士・弁護士等への相談により、事実の確定範囲と留保表現（どこまで断定するか）を整理してから提出することが有効です。

よくある質問

様式第8号と様式24の違いは何ですか？

「様式第8号」「様式24」という呼称は、文脈により指すものが変わります。例えば労災保険の手続では、様式第8号が休業補償給付の請求書として用いられ、別手続の公的様式です。一方、監督署対応の是正・改善報告書で「様式第8号」等と呼ばれている場合は、労働局・監督署が行政指導への回答用に用意したレイアウトを指しているにすぎないことがあります。

混同回避のポイントは、番号ではなく、(1)交付された是正勧告書／指導票に「指定様式」として添付されているか、(2)提出先が労働基準監督署長等となっているか、(3)根拠法令・手続が労災給付請求なのか行政指導への回答なのか、で判定することです。

どの労働局サイトからダウンロードできますか？

原則として、自社事業場の所在地を管轄する都道府県労働局の公式サイトの様式集から確認します。監督署が指定用紙を交付していない場合は、労働局の様式掲載を基にするのが安全です。

ただし、指導票が「指針」やガイドライン等に基づく改善要請である場合、指針は労働安全衛生法に基づき厚生労働大臣が公表できる枠組み（例：労働安全衛生法第70条の2）で整理され、ガイドライン等（労働基準局長通達として都道府県労働局長を指揮する文書）とは性格が異なります。ダウンロード様式を探す際も、表題が「是正報告書」なのか「改善報告書」なのか、どの法令領域（労基／安衛等）に属するかを確認して選びます。

期限に間に合わない場合は相談できますか？

期限までに完了できない見込みが出た場合は、期限到来前に担当監督官へ相談します。重要なのは、遅延の連絡だけでなく、進捗と工程を示すことです。

事前に協議し、段階的な報告（中間報告）にできるかも含めて調整することで、追加調査リスクを抑えやすくなります。

指導票でも同じ是正報告書を使いますか？

指導票への回答でも、是正勧告書と同じ骨子（指摘事項、対応内容、実施日／予定日、添付資料）で報告して差し支えないのが通常です。ただし、指導票は「法令違反が明確でない場合でも改善が必要なときに交付され得る」という整理があるため、是正勧告書のように「違反の解消を完了報告する」書き方に寄せすぎず、改善方針と運用定着策（教育・点検・再発防止）を厚めに書くと整合します。

また、指導の根拠が「指針」の場合、労働安全衛生法では厚生労働大臣が指針を公表できる条文が複数あり（例：労働安全衛生法第70条の2 など）、罰則を直接伴わない一方で、放置すると追加の確認につながり得ます。監督署から指定様式が交付されている場合はその用紙を優先し、指定がない場合は管轄労働局の様式や監督官の指示に沿って作成します。

是正・改善報告書への対応で次にすべきこと

是正・改善報告書は、まず交付書類（是正勧告書／指導票）に指定様式があるかを確認し、なければ提出先（労働基準監督署長等）と表題を交付文書に合わせたうえで、管轄労働局の掲載様式や担当監督官の指示で最終確定するのが実務的です。記載内容は、指摘事項ごとに「是正内容・是正日（予定日）・裏付け資料」を対応させ、特に36協定や労災が絡む場面では、提出後に文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）で証拠化され得ることを前提に、確認済み事実と留保事項を切り分けます。期限までに完了しない見込みが出た場合は、期限到来前に社内責任者から担当監督官へ連絡し、完了済み範囲・残作業・完了予定日を工程として説明できる形にします。次のアクションとして、交付文書の指摘番号を起点に必要な社内資料（賃金台帳、タイムカード（出勤簿）等）を突合し、記載の整合と控え一式の保存まで含めて体制化してください。個別の法的評価（管理監督者性、指示性など）が絡む場合は一般論で断定せず、必要に応じて社会保険労務士・弁護士等に相談して表現と根拠の整理を行うのが安全です。

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