損害賠償請求書の書き方｜必須項目から文例、内容証明での送付まで実務解説

企業間取引や物損事故で損害を被った際、損害賠償請求書の書き方にお困りではないでしょうか。法的な知識がないまま作成すると、請求が認められないばかりか、新たなトラブルに発展する可能性も否定できません。この記事では、損害賠償請求書の基本構成から、債務不履行や不法行為といった状況別の文例、請求金額の算定方法、送付時の注意点までを網羅的に解説します。本記事を参考にすることで、法的に有効な請求書を自ら作成するための知識を得ることができます。

損害賠償請求書の基本構成

損害賠償請求が発生する主な原因

損害賠償請求が発生する法的根拠は、主に「債務不履行」と「不法行為」の2つに大別されます。

請求時には、どちらの法的根拠に基づくものかを明確にすることが、適切な請求を行う上で重要となります。

請求書に記載すべき必須項目

損害賠償請求書には、後日の紛争を防ぐため、以下の必須項目を正確かつ漏れなく記載する必要があります。

慰謝料請求との違いとは

損害賠償と慰謝料は関連する概念ですが、法的な意味合いが異なります。損害賠償は、財産的損害と精神的損害を含む、他人に与えた不利益全体を補填する制度です。一方、慰謝料は損害賠償の一部であり、精神的苦痛に対する賠償金のみを指します。

請求書を作成する際は、請求する金銭が財産的損害の補填なのか、精神的苦痛に対する慰謝料なのかを区別し、適切な名目で金額を算定することが重要です。

【状況別】損害賠償請求書の書き方

物品を破損された場合の文例

物品を破損された場合、不法行為（民法709条）に基づく損害賠償請求となります。請求書では、被害状況を客観的かつ正確に伝えることが重要です。いつ、どこで、どのような状況で所有物が破損されたかを時系列で明記し、修理代や代替品購入費などの損害額と支払期限を明確に記載します。 以下に文例を示します。

通知書 令和何年何月何日 東京都何区何町何丁目何番何号 株式会社何々 代表取締役 何々殿 東京都何区何町何丁目何番何号 株式会社何々 代表取締役 何々 当社は貴社に対し以下の通り損害賠償を請求いたします。 令和何年何月何日午前何時頃当社が所有する何県何市所在の店舗駐車場において貴社従業員の運転する営業車両が後退する際当社の店舗外壁および設置された看板に衝突する事故が発生いたしました。 この事故により当社の外壁および看板が著しく破損し修繕を余儀なくされました。 つきましては民法の不法行為責任に基づき当該破損箇所の修理に要する費用として金何万円の損害賠償を請求いたします。 本書面到達後十四日以内に以下の当社指定口座へ当該金額をお振り込みいただきますよう催告いたします。 万一上記期限までにお支払いが確認できない場合は誠に遺憾ながら法的措置への移行を検討させていただきますのでご承知おきください。 振込先口座 何々銀行 何々支店 普通口座 番号何々 口座名義 株式会社何々

このように、事故の事実関係と損害額の根拠を客観的に示すことで、相手方に責任の所在を的確に認識させることができます。

契約不履行（債務不履行）の文例

契約内容が履行されない債務不履行（民法415条）に対しては、締結した契約内容と、相手方の義務違反の事実を明確に対比させて請求書を作成します。どの契約のどの条項に違反したのかを具体的に指摘し、それによって自社に生じた損害を論理的に説明することが基本です。 以下に文例を示します。

催告書兼通知書 令和何年何月何日 東京都何区何町何丁目何番何号 株式会社何々 代表取締役 何々殿 東京都何区何町何丁目何番何号 株式会社何々 代表取締役 何々 当社は貴社に対し令和何年何月何日付で締結した商品売買契約に基づく損害賠償を以下の通り請求いたします。 同契約において貴社は令和何年何月何日までに当社指定の倉庫へ指定商品何個を納入する義務を負っておりました。 しかしながら納入期日を過ぎた現在に至るまで商品の引き渡しが行われておらず貴社からの合理的な遅延理由の説明もございません。 貴社の履行遅滞により当社は取引先への商品納入ができず代替品の緊急調達を余儀なくされました。 つきましては債務不履行に基づく損害賠償として代替品調達にかかった差額費用を含む金何万円を請求いたします。 本書面到達後十四日以内に以下の当社指定口座へお振り込みくださいますよう催告いたします。 期日までに全額のお支払いがなされない場合は本売買契約を解除するとともに法的措置等の厳格な対応をとらせていただきます。 振込先口座 何々銀行 何々支店 普通口座 番号何々 口座名義 株式会社何々

契約上の義務と不履行の事実を具体的に示すことで、請求が正当な権利行使であることを明確に伝えられます。

請求金額の算定と根拠の示し方

損害額の具体的な算定方法

損害賠償の請求金額は、法律上の因果関係が認められる範囲で、客観的な根拠に基づいて具体的に算定する必要があります。

なお、損害の発生や拡大に被害者側の落ち度（過失）がある場合、その割合に応じて賠償額が減額される「過失相殺」が適用されることがあります。また、あらかじめ契約で違約金や損害賠償額の予定を定めている場合は、原則としてその金額を請求します。

見積書や領収書など証拠資料の添付

請求金額の正当性を証明し、相手方の納得を得るためには、損害額の根拠となる客観的な証拠資料の添付が不可欠です。 請求内容に応じて、以下のような資料の写しを添付します。

これらの証拠は、損害の発生と金額の妥当性を裏付ける強力な材料となり、交渉を円滑に進める効果が期待できます。請求書を送付する際は資料のコピーを同封し、原本は必ず自社で保管してください。

損害賠償金と消費税の取り扱い

損害賠償金を請求する際は、消費税の取り扱いに注意が必要です。消費税は、国内の事業者が事業として対価を得て行う取引に課税されるため、損害賠償金はその性質によって扱いが異なります。

請求書を作成する際は、その賠償金が実質的に何の対価なのかを判断し、課税対象であれば消費税額を明記して請求する必要があります。

作成・送付時の主な注意点

感情的な表現を避け事実を客観的に記す

損害賠償請求書を作成する上で最も重要なのは、感情的な表現を避け、客観的な事実のみを記述することです。相手方を非難したり、威圧的な言葉を用いたりすると、相手の反発を招き、交渉がこじれる原因となります。度を越した表現は、脅迫罪や恐喝罪といった別の法的トラブルに発展するリスクさえあります。請求の目的は、損害を金銭的に回復することです。いつ、どこで、どのような損害が発生したかという事実関係を、時系列に沿って冷静かつ事務的に記載することが、相手の真摯な対応を引き出す鍵となります。

請求の法的根拠を簡潔に記載する

請求書には、要求が法的に正当であることを示すため、その法的根拠を簡潔かつ明確に記載する必要があります。根拠が曖昧な請求は、単なる苦情とみなされ、支払いを拒否される可能性があります。

法的根拠を明示することで、請求が正当な権利行使であることを相手方に認識させ、交渉を有利に進めることができます。

送付した請求書や証拠の控えを保管する

損害賠償請求書を送付する際は、送付したすべての文書（請求書、証拠資料）の控えを必ず保管してください。控えは、後の交渉や裁判などの法的手続きにおいて、「いつ、どのような内容を請求したか」を証明する重要な証拠となります。相手方から「受け取っていない」などの反論があった場合にも、控えがあれば事実関係を明確にできます。内容証明郵便の謄本を含め、関連書類は問題が完全に解決するまで一元管理することが鉄則です。

継続的な取引先へ請求する場合の配慮

継続的な取引関係にある相手方に損害賠償を請求する場合、今後の関係性を考慮した慎重な対応が求められます。いきなり内容証明郵便などの強硬な手段をとると、信頼関係を損なう恐れがあります。まずは電話や面談で状況を説明し、協議の機会を設けるのが賢明です。その上で、双方の合意内容を確認する書面として請求書を取り交わすなど、段階的で柔軟な対応を心がけることが、関係維持と損害回復の両立につながります。

請求書の最適な送付方法

内容証明郵便を利用する目的と効果

損害賠償請求書を送付する際は、内容証明郵便の利用が最も確実で効果的です。内容証明郵便とは、いつ、誰が、誰に、どのような内容の文書を送ったかを郵便局が公的に証明するサービスです。

内容証明郵便の送付手順

内容証明郵便の送付には、日本郵便が定める書式ルールと手順に従う必要があります。

近年では、文字数制限が緩和されている電子内容証明（e内容証明）サービスを利用すれば、インターネット経由で24時間手続きが可能です。

支払いに応じない場合の対処法

ステップ1：督促状の送付

損害賠償請求書を送付し、支払期限を過ぎても入金がない場合、まずは督促状を送付します。これは、改めて支払いを促すとともに、法的措置へ移行する前の最終通告としての役割を果たします。督促状には、当初の請求内容と未払金額を再記し、新たな支払期限を設定します。この期限までに支払いがない場合は、やむを得ず法的措置に移行する旨を明記することで、相手方に最後の自主的な解決を促します。

ステップ2：支払督促・少額訴訟の検討

督促状にも応じない場合は、裁判所を通じた法的手続きを検討します。請求額や状況に応じて、迅速かつ費用を抑えられる手段を選択することが重要です。

弁護士への相談を検討するタイミング

当事者間での解決が困難になった場合は、速やかに弁護士へ相談することを検討すべきです。専門家の助けを求めるべき具体的なタイミングには、以下のようなケースが挙げられます。

弁護士に依頼すれば、法的に的確な主張ができるだけでなく、複雑な手続きを一任できるため、自社の負担を大幅に軽減できます。

よくある質問

Q. 請求書は弁護士に依頼せず作成できますか？

はい、損害賠償請求書は弁護士に依頼せず、自社で作成・送付することも可能です。特に、事実関係が単純で損害額の算定も容易なケースでは、費用を抑えて迅速に対応できるメリットがあります。ただし、法的な記載に不備があったり、相手方が交渉に応じない場合には、かえって解決が遠のくリスクもあります。事案の複雑さや相手の対応を見極め、必要であれば弁護士名義で請求書を送付することも有効な手段です。

Q. 損害賠償請求権に時効はありますか？

はい、損害賠償請求権には消滅時効があり、法律で定められた期間が経過すると権利が消滅してしまいます。主な時効期間は以下の通りです（2020年4月1日施行の改正民法に基づく）。

不法行為には、行為の時から20年が経過すると権利が消滅する「除斥期間」も定められています。時効の完成が近い場合は、内容証明郵便の送付による「時効の完成猶予」などの措置を講じる必要があります。

Q. 遅延損害金もあわせて請求できますか？

はい、損害賠償金の支払いが約束の期限より遅れた場合、その遅延日数に応じた遅延損害金を元本に加算して請求できます。事前に契約で利率を定めていればその利率（約定利率）に従い、定めがなければ法律で定められた法定利率（現在は年3%、3年ごとに見直し）を適用します。遅延損害金を請求することで、相手に迅速な支払いを促す効果も期待できます。

Q. 相手から請求内容について反論や減額交渉をされた場合は？

相手方から反論や減額交渉があった場合は、まずその主張内容と根拠を冷静に確認します。相手の主張に客観的な妥当性がある場合は、交渉に応じ、双方にとっての現実的な解決点を探ることも重要です。しかし、主張が不当であったり、過度な要求であったりする場合には、毅然として拒否する姿勢が必要です。当事者間での協議が進展しない場合は、交渉が泥沼化する前に弁護士に相談し、法的な観点から対応を検討することをお勧めします。

まとめ：損害賠償請求書を適切に作成し、正当な権利を主張するために

本記事では、損害賠償請求書の書き方について、基本構成から状況別の文例、送付時の注意点までを解説しました。損害賠償請求を成功させるには、債務不履行や不法行為といった法的根拠を明確にし、客観的な事実と証拠に基づいて請求内容を構成することが不可欠です。請求書作成にあたっては、まず損害額を証明する見積書や領収書などの資料を確実に収集・整理することから始めましょう。相手方が支払いに応じない、内容が複雑で高額であるといった場合には、交渉が長期化する前に弁護士へ相談することをお勧めします。損害賠償請求権には時効が存在するため、本記事を参考に、迅速かつ適切な対応を進めてください。

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