2026.09.12

損害賠償請求書の書き方｜必須項目と送付期限の決め方

経営リスクナビ編集部

損害賠償請求書（弁償請求書）を急いで出したいものの、債務不履行や物品破損の事実・根拠資料・支払条件をどう並べれば社外向けの正式文書として通るのかで迷う場面は少なくありません。構成が曖昧なまま送ると、相手方の社内検討が止まって交渉が長期化したり、民法415条（民法第415条）との結び付きが弱くなって争点が増えたりして、回収や時効管理に不利益が出やすくなります。実務で最初に押さえるべきは、請求の法的構成（債務不履行／不法行為）と、証拠・損害額・支払条件を一体で設計することです。損害賠償請求書の必須項目と記載順を起点に、送付・保存、支払われない場合の備えまで見ていきます。

損害賠償請求書の位置づけ
- 損害賠償請求書とは何か
- 債務不履行と不法行為の違い
損害賠償請求が必要な場面
損害賠償請求書の記載項目
損害賠償請求書の作成手順
損害賠償請求書の送付と保存
損害賠償請求後の対応
よくある質問
損害賠償請求書への対応で次にすべきこと

損害賠償請求書の位置づけ

損害賠償請求書とは何か

損害賠償請求書は、相手方の債務不履行または不法行為により自社が被った損害について、相手方に対し賠償金の支払いを求める意思表示を、社外向けの正式文書として整理して通知するものです。とくに債務不履行で相手方に帰責事由がある場合には、損害賠償請求ができることが民法に定められています（民法第415条）。

実務では、請求書は「抗議」ではなく、(1) 事実、(2) 法的根拠、(3) 損害額、(4) 支払条件を結び付けて記載し、のちの交渉・訴訟で客観資料として使える形に整えることが目的です。相手方が社内で検討する際も、請求の根拠資料（例：修理費の請求書・見積書等）の提示が前提になりやすく、文書の段階で「何を根拠に請求しているか」を明確化しておくことが、無用な争点化を防ぎます。

請求書が実務で果たす役割

自社が損害賠償請求権を行使する意思を外部に明確化します。
相手方に対し、事実確認に必要な範囲での資料開示（例：修繕費の見積書等）を求める土台になります。
交渉経緯を「書面化」し、後日の紛争手続で説明しやすくします。

債務不履行と不法行為の違い

損害賠償請求の法的構成は大きく、(A) 契約に基づく債務不履行責任、(B) 契約の有無を問わない不法行為責任に分かれます。債務不履行は、契約上の義務が履行されなかったことを中心に組み立て、相手方に帰責事由がある場合に損害賠償請求が可能です（民法第415条）。

一方、不法行為は、相手方の故意・過失によって権利・利益が侵害されたことを請求側が主張立証していく構造になり、同じ「損害賠償」でも、必要となる事実の切り出し方（行為態様、過失、因果関係の説明）が異なります。また、実務では「不法行為」か「契約上の安全配慮義務違反」かで、検討すべき論点として遅延損害金の起算点や消滅時効の起算点が問題になり得る点も意識しておくと、請求書の設計ミス（いつから遅延損害金を請求するか、時効管理をどうするか）を減らせます。

観点	債務不履行（契約違反）	不法行為
典型例	納期遅延、品質不良、検収条件違反	交通事故、設備の破損、第三者の物損
中心となる主張	契約上の義務が履行されない事実	故意・過失による権利侵害の事実
条文の入口	民法415条（民法第415条）	条文特定よりも事実の特定が重要（本記事では一般論として整理）
実務上の注意	契約条項（損害賠償条項・責任制限条項等）との整合	行為態様、過失、因果関係、損害額の裏付けの厚み

債務不履行と不法行為の実務上の整理

損害賠償請求が必要な場面

契約違反で請求するケース

契約違反（債務不履行）で請求するのは、相手方が契約上の義務を履行せず、その結果として自社に損害が発生した場面です。契約が前提にあるため、請求書では「どの義務が、いつ、どのように不履行となったか」を契約条項に結び付けて記載し、相手方に帰責事由があることを前提に、損害賠償を求めます（民法415条、民法第415条）。

契約違反型で請求書に落とし込むポイント

発注から入荷、検収、代金決済までの取引の流れを時系列で整理し、どの段階で問題が起きたかを特定します。
自社が各段階で作成・保管している帳簿・証ひょう（発注書、検収記録、請求書等）を根拠として示せる形にします。
損害項目は「損害額」の章立てで、修繕費等の根拠資料と対応付けます。

物品破損と不法行為のケース

契約関係がない、または契約でカバーできない態様で自社資産が損壊された場合は、不法行為を根拠に損害賠償を請求する場面になります。この場合、契約条項による整理ができないため、請求書では、(1) 事故態様、(2) 相手方の過失、(3) 損害の発生、(4) 因果関係を、証拠に基づいて淡々と積み上げることが重要です。

また、相手方から「損害賠償を請求された側」の実務としては、請求根拠となる資料（例：修理費の請求書）の開示を求め、事実確認を行ったうえで、責任範囲内の要求のみに応じることが重要と整理されています。請求する側としても、相手方がそのように精査することを前提に、最初から根拠資料を整えて提示できる構成にしておくと交渉が進みやすくなります。

物損型の証拠の例（請求書に紐付けやすいもの）

写真撮影報告書（破損状況・現場状況）
検査結果報告書（故障原因や破損範囲の評価）
修理見積書・修理費の請求書（修繕費の根拠）
交渉履歴（メール・書面・面談メモ等）

継続取引先に送る前に、取引停止・相殺・契約解除のどれを先に検討するか

継続取引先への請求は、法的正しさだけでなく、回収可能性と事業継続への影響も同時に考える必要があります。実務では、いきなり「取引停止」や「解除」を選ぶと、(1) 自社側の供給・生産に支障が出る、(2) 以後の交渉窓口が硬直化する、(3) 条件次第で自社の債務不履行リスクを招く、といった二次被害が起こり得ます。

また、契約解除は「取引解消等の措置」の一類型として位置付けられ、実施前に損害賠償請求への対応方針（どの損害を請求するか、相手の反論をどう見込むか）を整理しておくことが重要です。したがって、継続取引先に請求書を送る前段階では、相殺の可否、解除条項の要件充足、将来の供給代替の手当を並行して検討し、社内の意思決定を誤らない設計にします。

継続取引先への請求前に社内で検討する順番

事実関係と損害額を確定し、根拠資料（修繕費の請求書等）を揃えます。
自社が相手方に負う債務の有無を確認し、相殺できる枠組みがあるか検討します。
取引停止・契約解除の条項要件と、実施した場合の自社影響（調達代替・納期）を評価します。
上記を踏まえ、請求書の送付形態（通常郵便／書留／内容証明）と送付タイミングを決めます。

損害賠償請求書の記載項目

請求書の必須項目と記載順

損害賠償請求書は、相手方が社内稟議・法務確認を行えるよう、記載の順序で読みやすく組み立てることが重要です。とくに紛争化を見据える場合、後日の手続で「証拠方法」や「甲号証」として整理できるよう、請求書本文と証拠の対応関係を明確にします。

必須項目と推奨される記載順

作成日、宛名（相手方の正式名称・代表者名等）、差出人（自社名・代表者名等）を記載します。
表題として損害賠償請求書（弁償請求書）を明記します。
発生事実を時系列で特定し、契約違反か不法行為かの整理を示します。
法的根拠を示します（契約条項／民法415条（民法第415条）等）。
損害額の内訳と合計を記載し、証拠資料（例：甲第2号証領収書）と対応付けます。
支払期限、支払方法（振込先等）、振込手数料負担を記載します。
期限までに支払い・回答がない場合の対応（法的手続の検討）を記載します。
添付・別紙として、証拠書類一覧（領収書、受領書、検査結果報告書、交渉履歴等）を付します。

「相手に伝わる」だけでなく、後に第三者（裁判所・調停委員等）が見ても理解できる並びにしておくと、交渉が長引いた場合にも説明コストを抑えられます。

法的根拠と支払条件の書き方

法的根拠は、(1) 契約条項（第何条第何項）と、(2) 法律上の根拠を、読者（相手方の管理部門）に誤解のないように特定して記載します。債務不履行に基づく損害賠償請求であれば、民法415条（民法第415条）を入口として、契約上の義務違反と損害の因果関係を説明します。

支払条件は、「いつまでに」「いくらを」「どの方法で」支払うかを客観的に確定できるように書きます。また、実務では類型によって遅延損害金の起算点が争点になり得るため、起算点（例：支払期限の翌日から）をどう扱うかは、契約条項と整合させたうえで記載します。

法的根拠・支払条件で最低限押さえる書き方

契約違反の場合は、該当する契約条項を特定し、民法415条（民法第415条）に基づく請求である旨を記載します。
不法行為の場合は、行為態様・過失・因果関係・損害額の順で、事実の特定を厚くします。
遅延損害金を請求する場合は、起算点の考え方（契約条項や請求の構成との整合）を整理して記載します。
相手方に事実確認をさせる前提で、根拠資料（修理費の請求書等）を別紙で列挙します。

請求額を修理費・再取得費・逸失利益に分ける判断基準

請求額の内訳は、相手方が「損害額の妥当性」を検証できる形で分解する必要があります。参照資料でも、損害賠償額の算定にあたり「賠償対象となる損害」の整理や、損害を填補する給付がある場合（損益相殺）の整理などが論点として示されています。したがって、請求書では、単に合計額だけを書かず、修繕費等の実費と、営業損失等の計算部分を分けて記載します。

区分	位置づけ	根拠資料の例
修理費（修繕費）	破損物の原状回復のための実費	修理見積書、修理費の請求書、領収書（例：甲第2号証領収書）
再取得費	修理不能・経済合理性がない場合の代替取得費	代替品の見積書、購入請求書、受領書（例：甲第3号証受領書）
逸失利益・休業損失	利益機会の喪失を金銭評価した部分	売上台帳、受注実績、稼働計画、交渉履歴（例：甲第6号証交渉履歴）

内訳区分と実務上の根拠資料の例

なお、相手方から「過失相殺」や「損益相殺」の主張が出ることもありますので、請求側としては、どの損害がどの期間・どの事実に紐づくかを分解しておくと、減額交渉でも論点を限定しやすくなります。

損害賠償請求書の作成手順

事実整理からドラフト作成へ

ドラフト作成の前に、客観的事実を「争点化しにくい形」で整理することが最重要です。とくに企業間取引では、発注から入荷、検収、代金決済までの一連の流れに沿って、どの時点で何が起きたかを把握し、その流れに対応する帳簿・証ひょうを揃えることが、後の立証の起点になります。

事実整理からドラフト化までの実務手順

発注→入荷→検収→代金決済までの流れを前提に、社内から事実をヒアリングして時系列表を作ります。
各段階で作成・保管している帳簿・証ひょう（発注書、検収記録、請求書等）を洗い出し、紐付けます。
契約違反の場合は契約条項に照らし、債務不履行（民法415条、民法第415条）として構成します。
不法行為の場合は、行為態様・過失・因果関係・損害の順で、事実の抜け漏れを点検します。
ドラフト本文は、感情的表現を避け、事実と根拠資料の対応が追える書き方に統一します。

請求金額と証拠書類の示し方

請求額は、相手方が事実確認できる水準の根拠資料に基づくものに限って提示するのが原則です。相手方が損害賠償を精査する局面では、根拠資料（たとえば修理費の請求書）の開示を求め、責任範囲内の要求だけに応じるという対応が重要とされています。請求側は、その検証に耐える資料設計を最初から組み込みます。

証拠書類の示し方（別紙化の考え方）

領収書は「甲第2号証領収書」のように通し番号を付け、請求書本文の該当金額と対応付けます。
受領書は「甲第3号証受領書」のように、納品・受領の事実と紐付けます。
検査結果報告書は「甲第4号証検査結果報告書」のように、故障原因・損傷範囲の説明根拠に使います。
取扱説明書は「甲第5号証取扱説明書」のように、適正使用や注意事項の有無（過失の有無）に関わる資料として整理します。
交渉履歴は「甲第6号証交渉履歴」のように、催告・協議の経緯や相手の認否を確認できる形で保存します。

金額の「根拠の出し方」を先に固めておくことで、相手方からの反論（過大請求、因果関係不明、立証不足）を受けにくくなります。

法務・現場・経理のどこが何を出すか、社内での確認順を決める

請求書は「現場の事実」と「経理の数字」と「法務の法的構成」が揃って初めて、外部に出せる品質になります。参照資料でも、調査官が取引の流れと帳簿・証ひょうを把握して検討を進める旨が示されており、社内でも同様に、流れと証跡を起点に整えるのが合理的です。

社内の役割分担と確認順（実務運用例）

現場が、事故・不具合の経緯を時系列で整理し、写真・検査結果報告書等の一次資料を揃えます。
経理が、領収書・請求書等の証ひょうと突合し、修繕費や代替取得費等の金額を確定します。
法務が、契約条項と民法415条（民法第415条）等の根拠に照らして請求構成を点検し、別紙の「甲号証」整理方針も含めて最終化します。

また、業務効率化として、経理担当者が決算時に法務部等へ訴訟案件の有無や顧問弁護士一覧等を照会し、早い段階で対応情報を収集する運用が示されています。損害賠償請求でも、同様に「経理→法務の情報連携」を仕組み化しておくと、証拠散逸や後発事象の見落としを防ぎやすくなります。

損害賠償請求書の送付と保存

郵送とメール送付の使い分け

送付手段は、スピード重視のメールと、到達・内容の立証を厚くする郵送を、段階に応じて使い分けます。特に紛争化の可能性がある場合は、後日「いつ、誰が、何を送ったか」を説明できるよう、送付記録と添付ファイルの版管理（改訂履歴、送付日、宛先）を残すことが重要です。

送付手段ごとの実務ポイント

メールは初動が速い反面、到達や同一性の立証のため送信履歴・添付ファイルの保全が重要です。
郵送は、相手が無視している場合や、紛争化している場合に切り替え、送付日と宛先の記録を残します。
交渉履歴（例：甲第6号証交渉履歴）として、送付後のやり取りも一体で保存します。

内容証明郵便の形式と注意点

内容証明郵便は、文書の内容と差出の事実を郵便制度上の手続で証明しやすくする手段であり、実務では「内容証明郵便」として整理されます。もっとも、内容証明は「損害の中身が正しいこと」まで証明するものではないため、本文の記載はあくまで事実・根拠・請求の枠を外さず、根拠資料（修理費の請求書、検査結果報告書、交渉履歴等）を別途保管・整理しておく必要があります。

内容証明を使う場合の注意点

形式要件に沿って作成し、郵便局で受理される体裁に整えます。
記載内容は、事実・法的根拠・損害額・支払条件に限定し、評価語や断定的非難を避けます。
根拠資料は本文とは別に「甲号証」等で整理し、いつでも提示できる状態にします。

送付期限を『発生日基準』で決めて失敗する会社の見落とし

送付時期を「発生日だけ」で一律に決めると、実務では損害の全容が固まらないまま請求してしまい、後からの追加主張が難しくなることがあります。一方で、待ちすぎると消滅時効の問題が現実化します。参照資料でも、不法行為に当たる場合の消滅時効の起算点が問題になり得るとされており、時効管理は「事故日から何日」ではなく、権利行使可能性や認識時点も含めて設計する必要があります。

送付タイミング設計の実務手順

まず暫定でも「損害項目の棚卸し」を行い、確定に時間がかかる項目（逸失利益、後発の追加費用等）を区分します。
確定した実費（修繕費等）は根拠資料とともに先に提示し、未確定部分は「算定中」として将来追加の可能性を明示します。
時効が近い場合は、後段の法的手続の準備スケジュールと一体で、催告・送付の段取りを組みます。

損害賠償請求後の対応

時効と請求書送付の関係

時効管理は請求実務の最重要論点の一つです。参照資料でも、みかじめ料の徴収行為が不法行為に当たる場合に、損害賠償債権の消滅時効の起算点が問題になり得ると整理されており、実務では「いつからカウントするか」を事件類型ごとに詰める必要があります。

本記事の範囲では、請求書送付は一般に「催告」として整理され得るため、送付しただけで安心せず、次の手続（協議の合意化、調停・訴訟等）へ移れるよう準備しておく、という運用上の注意を強調します。時効が迫る案件では、送付と同時に証拠の整理（甲号証化）と、社内の決裁ラインの確保を進め、手続移行の遅れを防ぎます。

時効管理で最低限やるべきこと

類型（債務不履行／不法行為等）ごとに、消滅時効の起算点がどこになり得るかを社内で整理します。
交渉履歴（例：甲第6号証交渉履歴）を保存し、認否や支払猶予の有無が後で追えるようにします。
送付後に動きがない場合に備え、調停・訴訟等の選択肢の社内準備を並行します。

支払われない場合の対応手段

相手方が支払に応じない場合は、任意交渉を続けるか、裁判所手続へ切り替えるかを、証拠の厚みと回収可能性で判断します。紛争手続を見据える場合、提出物は「証拠方法」として整序しておくと実務が速くなります。

紛争手続を見据えた書類整理の例

甲号証の写しを準備し、証拠説明書とセットで管理します。
当事者確認資料として登記事項証明書（債権者側）等の疎明資料を揃えます。
相手方の認否を示す資料として交渉履歴や相手方作成書面（例：「請求書」と題する書面）も整理します。

このように、請求書だけでなく「後で提出できる形のパッケージ」にしておくことで、相手方が引き延ばした場合でも、次の手続へ移りやすくなります。

相手が一部だけ認めたときに、再請求・分割合意・法的手続へ切り替える基準

一部認容（相手が一部だけ責任・金額を認める）となった場合は、(1) 争点の性質、(2) 証拠の強弱、(3) 相手の資金状況、(4) 時効・倒産等の時間制約を基準に、再請求・合意書化・手続移行を選びます。参照資料にも「一部認容（168万円）／控訴（後和解）」の記載があり、現実の紛争が「満額かゼロか」ではなく、途中で部分解決や和解に収れんすることがある点を前提に、社内で意思決定基準を用意しておくことが有効です。

一部だけ認めた場合の実務判断フロー

相手の認めた範囲（事実・過失・損害項目）を特定し、争点がどこに残るかを切り出します。
残争点について、根拠資料の追加提出で詰められるか（修理費の請求書、検査結果報告書、交渉履歴等）を確認します。
分割にする場合は合意書（示談書）で支払条件を確定し、履行遅滞時の取扱いも明記します。
争点が法的評価に集中し、早期解決が困難なら、手続移行（調停・訴訟等）を検討します。

よくある質問

損害賠償請求書はメール送付でも法的に有効ですか？

損害賠償請求書は、メールで送付しても、相手方に意思表示が到達し得る限り、実務上は請求の通知として機能します。ただし、紛争化した場合に「どの内容を、いつ送ったか」を立証できるよう、送付データと周辺資料を保存する運用が不可欠です。

メール送付で最低限保存したいもの

送信済みメール（ヘッダ情報を含む）と、添付ファイルの同一性が分かる版管理記録
受信確認に代替する客観資料（相手の返信、交渉履歴への反映など）
交渉履歴として整理できる形の保存（例：甲第6号証交渉履歴）

損害賠償請求書の金額に消費税を含めるべきですか？

損害賠償は「対価」ではなく損失の填補という性質を持つため、請求書では「損害として支出した税込金額」等を損害額として整理し、課税取引の請求書のように外税計算で上乗せする書き方は避けるのが安全です。

実務上は、修繕費の請求書や領収書（例：甲第2号証領収書）に記載された税込額がそのまま損害の実額であることを示し、損害額の根拠として添付・対応付ける運用にすると、相手方の事実確認にも耐えやすくなります。

複数の相手方がいる場合は誰に請求できますか？

複数当事者が関係する事案では、契約関係の構造（元請・下請、共同受注等）と、事故原因への関与（過失の所在）を切り分けたうえで、誰にどの範囲を請求するかを設計します。

その際、請求書の段階から、当事者を特定できる資料（名刺、登記事項証明書等）を揃え、請求先の誤りや「相手違い」を防ぐことが重要です。参照資料でも疎明方法として名刺・登記事項証明書等が挙げられており、当事者特定の基本資料として有効です。

時効が迫るときは請求書だけ先に送れば足りますか？

時効が迫る局面では、請求書の送付は重要ですが、「送っただけで解決する」とは限りません。参照資料でも、消滅時効の起算点が問題になり得ることが示されているため、まず起算点の整理を行い、期限管理を前提に、次の手続へ移れるよう準備することが必要です。

時効が迫る場合の最低限の段取り

類型（債務不履行／不法行為等）を整理し、起算点がどこになり得るかを確認します。
根拠資料（修理費の請求書、交渉履歴等）を甲号証として整理し、提出可能な状態にします。
請求書送付と並行して、調停・訴訟等の準備スケジュールを社内で確保します。

損害賠償請求書への対応で次にすべきこと

損害賠償請求書は、民法415条（民法第415条）に基づく債務不履行型か、不法行為型かで、請求書に落とし込むべき事実の切り出し方と争点が変わります。実務では、必須項目の記載順に沿って、発生事実→法的根拠→損害額の内訳→支払条件をつなげ、根拠資料を「甲第2号証領収書」等として本文と対応付けることで、相手方の事実確認と後日の手続に耐える形に整えられます。判断の軸は、(1) 証拠の厚み（帳簿・証ひょう、写真、検査結果、交渉履歴）と、(2) 時効・遅延損害金の起算点を含む時間設計、(3) 継続取引なら取引停止・相殺・契約解除との整合です。次のアクションとしては、現場・経理・法務の役割分担で事実と金額を確定し、送付手段（メール／郵送／内容証明）の選択と保存方法まで含めて社内決裁に載せてください。個別案件では契約条項や責任制限の有無、相手の反論可能性で結論が変わるため、紛争化や時効が問題になり得る場合は専門家への相談も検討します。