損害賠償請求書の書き方と文例｜法務実務に沿った必須項目と送付方法

取引先との契約不履行や従業員の過失など、他者の行為によって損害を被った際、その補填を求めるために送付するのが損害賠償請求書です。しかし、書き方や記載項目に不備があると、請求が認められにくくなったり、交渉が難航したりする恐れもあります。適切な請求書は、トラブルを早期に解決し、自社の正当な権利を守るために不可欠な文書です。この記事では、損害賠償請求書の必須項目や書き方のポイント、契約不履行や物品破損といった状況別の文例を詳しく解説します。

損害賠償請求書の基礎知識

損害賠償請求書とは

損害賠償請求書とは、相手方の行為によって自社に生じた損害の補填を求めるための公式な文書です。これは、契約上の義務が守られない債務不履行や、故意・過失によって権利が侵害される不法行為に基づき、発生した損害を金銭的に評価して請求する起点となります。例えば、契約した納期に商品が納品されなかったり、従業員が第三者の所有物を破損したりした場合に送付されます。

この文書は、当事者間のトラブルを裁判外の交渉で解決するための第一歩として機能します。また、将来的に訴訟などの法的手続きに発展した際には、相手方に対して正式に請求を行った事実を示す証拠としての役割も担います。そのため、記載内容には高い正確性が求められ、曖昧な表現を避け、客観的な事実のみを記述する必要があります。

通常の請求書との違い

通常の請求書と損害賠償請求書は、請求の発生原因と相手方の支払意思の有無に根本的な違いがあります。通常の請求書は正常な商取引の対価を求めるものですが、損害賠償請求書はトラブルによる損失補填を求めるものです。

損害賠償請求が可能となる主なケース

損害賠償請求が可能となる主なケースは、法的に「債務不履行」と「不法行為」の2つに大別されます。請求を行うには、いずれかの法的枠組みに該当する必要があります。

いずれのケースでも、相手方の行為と発生した損害との間に明確な因果関係が存在することを証明する必要があります。企業活動においては、自社が被害者になるだけでなく、加害者として責任を問われるリスクも常に存在するため、両方の法的枠組みを正しく理解しておくことが重要です。

損害賠償請求書の書き方（必須項目）

1. タイトルと作成年月日

タイトルと作成年月日は、文書の目的を明確に伝え、法的な時効を管理するために不可欠です。タイトルには「損害賠償請求書」と明記し、何に対する要求かを一目でわかるようにします。事案によっては「契約不履行に基づく損害賠償請求書」のように、理由を補足することも有効です。

作成年月日は、消滅時効の進行を一時的に止める「催告」の起算点となるため、極めて重要です。和暦か西暦かを統一して正確に記載しましょう。文書の特定を容易にする管理番号を併記することも推奨されます。

2. 請求者・被請求者の情報

誰が誰に対して権利を行使しているのかを確定させるため、請求者と被請求者の情報を正確に記載します。これにより、当事者の特定をめぐる後の紛争を防ぎます。

担当部署名や担当者名を加えることで、相手方社内での処理が円滑に進む効果も期待できます。当事者情報の正確な記載は、文書の信頼性を高め、請求に対する本気度を示すことにもつながります。

3. 請求金額と損害の内訳

請求金額と損害の内訳は、客観的な根拠に基づいて算定し、論理的に明示する必要があります。内訳が不明確だと、相手方に不当な要求とみなされ、交渉が難航する原因となります。

請求総額は目立つ位置に明記し、その算出根拠となる損害の内訳を項目ごとに記載します。各項目は、修理業者の見積書や領収書、過去の財務データといった客観的な資料で裏付けられていることが重要です。

計算の透明性を確保することが、相手方の納得を得て円滑な合意形成を促すための鍵となります。

4. 請求の根拠となる事実関係

請求の根拠となる事実関係は、客観的な視点から時系列に沿って具体的に記述します。なぜ相手方が賠償責任を負うのかを、法的な根拠と共に論理的に説明するためです。

「いつ、どこで、誰が、何を、どのようにしたのか」を明確にし、主観的な憶測や感情的な非難を排除します。契約書や現場の写真などの証拠によって立証可能な事実のみを淡々と記載することが鉄則です。債務不履行の場合は、基となる契約内容と違反条項を具体的に指摘し、不法行為の場合は、事故の状況と相手方の故意・過失を客観的に示します。

5. 支払期限と振込先口座

支払期限と振込先口座は、相手方による履行を促し、確実な資金回収を図るために明確に指定します。期限を設けることで、支払いの遅延を防ぎ、法的措置へ移行する際の正当な根拠となります。

支払期限は「至急」といった曖昧な表現は避け、「本書面到達後14日以内」のように、具体的な年月日を指定します。振込先口座は、金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義人を正確に記載してください。振込手数料をどちらが負担するのか（特約がない限り、債務者である相手方が負担するのが原則です）も明記しておくと、後のトラブルを防止できます。

【状況別】請求書の文例

文例1：契約不履行による損害

契約不履行に基づく損害賠償請求書は、契約の存在、違反の事実、そして損害の発生という論理的な流れで構成し、客観的な証拠に基づく金額を明示することが重要です。これにより、相手方に反論の余地を与えず、法的責任を追及します。

（以下、文例）

損害賠償請求書

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇 御中 代表取締役 〇〇 〇〇 殿

東京都〇〇区〇〇一丁目二番三号 株式会社〇〇 代表取締役 〇〇 〇〇

拝啓

貴社と弊社は、令和〇年〇月〇日付で締結したシステム開発業務委託契約に基づき、貴社が令和〇年〇月〇日までに本件システムを納入する義務を負うことを確認しております。 しかしながら、貴社は上記納入期限を徒過し、度重なる弊社の催告にもかかわらず、本日に至るまで債務の履行がなされておりません。

貴社の履行遅滞により、弊社は新規サービスの開始延期を余儀なくされ、代替システムの利用料および追加の人的対応費用として多大な損害を被りました。 つきましては、同契約第〇条および民法の規定に基づき、下記の通り損害賠償を請求いたします。本書面到達後14日以内である令和〇年〇月〇日までに、下記指定口座へお振込みくださいますようお願い申し上げます。

万一、期限内にお支払いいただけない場合、または誠意あるご回答がいただけない場合には、不本意ながら法的措置を講じる可能性があることを申し添えます。

敬具

記

1. ご請求金額

金〇〇〇万〇〇〇〇円

1. 損害の内訳

• 代替システム利用料: 金〇〇万〇〇〇〇円
• 追加対応人件費: 金〇〇万〇〇〇〇円
• 合計: 金〇〇〇万〇〇〇〇円

（各項目の算定根拠は、別紙の見積書および作業記録の写しをご参照ください。）

1. お振込先

• 銀行名: 〇〇銀行 〇〇支店
• 口座種別: 普通預金
• 口座番号: 〇〇〇〇〇〇〇
• 口座名義: カ）〇〇〇〇

（振込手数料は貴社にてご負担願います。）

以上

文例2：従業員の過失による物品破損

従業員の過失による物品破損に対して損害賠償を請求する場合、報償責任の原則（企業は事業活動で利益を得る以上、それに伴うリスクも負担すべきという考え方）に基づき、従業員への全額請求は原則として法的に認められないケースが多いため、会社の負担割合を明示した上で合理的な金額を請求する構成とします。

（以下、文例）

損害賠償請求に関する通知書

令和〇年〇月〇日

営業部 〇〇 〇〇 殿

東京都〇〇区〇〇四丁目五番六号 株式会社〇〇 代表取締役 〇〇 〇〇

貴殿の過失により発生した会社資産の損害につきまして、下記の通り賠償を求めます。

記

1. 請求金額

金〇万〇〇〇〇円

1. 損害発生の事実と根拠

令和〇年〇月〇日、貴殿が業務中に使用していた貸与ノートパソコンを机上から落下させ、全損させた事実を確認しました。これは、機器を不安定な場所に放置したことによる過失であり、労働契約上の善管注意義務違反に該当すると考えます。

1. 損害の内訳と負担額

• 損害額（機器の簿価残存価値）: 金〇〇万〇〇〇〇円
• 本人負担額: 金〇万〇〇〇〇円

（会社の危険負担および貴殿の過失の程度を考慮し、損害額の20%を負担割合とさせていただきます。）

1. お支払期日および方法

令和〇年〇月〇日までに、下記の指定口座へお振込みください。

• 銀行名: 〇〇銀行 〇〇支店
• 口座種別: 普通預金
• 口座番号: 〇〇〇〇〇〇〇
• 口座名義: カ）〇〇〇〇

（振込手数料は貴殿にてご負担ください。）

1. 備考

労働基準法第24条に基づき、本賠償金を給与から一方的に控除（天引き）することはありません。本件について異議がある場合は、人事部まで申し出てください。

以上

作成・送付時の実務ポイント

損害額の客観的な根拠を明示する

損害額の算定には、客観的な根拠資料を明示することが不可欠です。根拠が乏しいと、不当な要求とみなされ交渉が難航します。修理費用などの直接的な損害には見積書や領収書の写しを、逸失利益のような間接的な損害には過去の売上データなどを用いた合理的な算定根拠を提示する必要があります。

なぜその金額になるのかを誰もが納得できる形で証明することが、円滑な交渉と、将来訴訟に発展した際の有力な証拠保全につながります。

感情的な表現を避け事実を記載する

損害賠償請求書の作成では、怒りや不満といった感情的な表現を徹底的に排除します。文書の目的は相手を攻撃することではなく、発生した損害を法的根拠に基づいて回復することです。

事実のみを冷静かつ論理的に整理して伝えることで、文書の説得力と信頼性が高まります。主観的な形容詞や憶測を排し、数字と証拠に基づいた客観的な文章に徹することが、交渉を有利に進めるための基本姿勢です。

送付方法は内容証明郵便が有効

損害賠償請求書の送付には、内容証明郵便の利用が極めて有効です。これにより、相手方が「受け取っていない」「内容が違う」と主張するリスクを排除できます。

内容証明郵便の利用手続き

内容証明郵便を利用するには、日本郵便が定める厳格な形式要件を満たす必要があります。文字数や行数に制限があるため、作成時には注意が必要です。

近年では、文字数制限が緩和され、24時間いつでも発送可能な電子内容証明サービス（e内容証明）も広く利用されています。

請求前の社内承認と証拠管理の重要性

損害賠償請求は重大な紛争に発展するリスクを伴うため、発送前に厳格な社内承認プロセスを経ることが不可欠です。担当者の独断で進めず、法務部門や経営層による法的妥当性や事業への影響評価を経た上で、正式な決裁を得るべきです。

同時に、請求の根拠となる契約書、見積書、写真などの証拠資料は、改ざんや紛失を防ぐために安全な環境で一元管理します。適切な社内手続きと証拠保全は、企業の内部統制を強化し、将来的な訴訟対応を有利に進めるための基盤となります。

従業員への請求で留意すべき法的制約

従業員の業務上の過失に対して損害賠償を請求する場合、労働者保護の観点から厳しい法的制約があります。企業は労働者の活動から利益を得ている以上、それに伴うリスクも負担すべきという報償責任の原則に基づき、損害の全額を従業員に請求することは原則として通常認められません。

企業は、従業員の過失の程度や管理体制などを総合的に考慮し、損害の公平な分担という観点から合理的な負担割合を決定する必要があります。

請求後に支払われない場合の対処法

まずは督促状で再度通知する

支払期限を過ぎても入金がない場合、まずは督促状を送付し、再度支払いを促すのが一般的な手順です。単なる事務処理の遅延や失念の可能性もあるため、直ちに強硬な手段に出るのではなく、任意の履行を求める方が効率的です。

最初は丁寧な文面で支払いをお願いし、それでも応答がない場合は、段階的に「法的措置に移行する」といった警告を含む、より厳しい内容の書面を送付します。この送付履歴は、交渉による解決を試みた証拠として後に重要となる場合があります。

交渉による和解や示談を検討する

相手方が請求額を争っている場合や、資力に乏しい場合は、裁判だけでなく交渉による和解（示談）も有効な選択肢です。裁判は時間と費用がかかり、勝訴しても相手方に資産がなければ回収できないリスクがあります。

損害額の一部減免や分割払いを認めるなど、柔軟な対応で早期かつ確実な回収を目指すことも重要です。合意に至った場合は、後日のトラブルを防ぐために必ず示談書（和解契約書）を作成します。支払いが滞った場合に備え、強制執行認諾文言付きの公正証書にしておけば、裁判手続を経ずに強制執行が可能となります。

最終手段としての法的措置

督促や交渉を尽くしても支払いに応じない場合は、最終手段として裁判所を通じた法的措置を検討します。

訴訟で勝訴判決などを得ることで債務名義が確定し、相手方の預金や不動産などを差し押さえる強制執行を申し立てることが可能になります。ただし、差し押さえるべき財産がなければ回収はできないため、事前の財産調査が重要となります。

請求書を受け取った側の対応

請求内容の事実確認を行う

損害賠償請求書を受け取った場合、慌てて連絡するのではなく、まずは請求内容が事実に即しているかを客観的に調査します。安易に謝罪や支払いの約束をすると、不利な立場に追い込まれる可能性があるためです。

請求書に記載された日時や場所、契約内容などについて、関連資料や担当者へのヒアリングを通じて精査します。全く身に覚えのない架空請求の可能性も念頭に置き、事実確認が完了するまでは安易な回答を避けることが重要です。

身に覚えがない場合は回答書を送付

事実確認の結果、請求内容に全く身に覚えがない、または法的な責任がないと判断した場合は、その旨を記載した回答書を内容証明郵便で送付し、支払いを明確に拒絶します。請求を無視すると、相手方が請求を認めたと誤解し、事態が悪化するリスクがあります。

回答書では、相手方の主張する事実が存在しないことや、自社に法的責任がない根拠を論理的に説明し、不当な請求には応じないという毅然とした姿勢を示すことが重要です。

支払い義務がある場合の交渉・対応

調査の結果、自社に過失があり支払い義務を免れないと判断した場合でも、請求されている金額が妥当であるかを慎重に検証します。相手方の請求には、過大な逸失利益などが含まれている可能性があり、減額交渉の余地があるかもしれません。

自社の非は真摯に謝罪しつつも、損害額の算出根拠の提示を求め、自社に有利な事情（過失相殺など）があれば主張します。交渉がまとまった場合は、将来の追加請求を防ぐために清算条項を含めた示談書を必ず作成します。対応が難しい場合は、早期に弁護士へ相談し、専門的な助言を得ながら進めることが賢明です。

よくある質問

請求金額に消費税は含めるべきですか？

損害賠償金は、商品やサービスの提供といった「対価」ではないため、原則として消費税の課税対象外（不課税取引）となります。したがって、慰謝料や逸失利益の請求に消費税を加算する必要はありません。

ただし、破損した物品の修理費用など、自社が消費税込みで支払った実損額をそのまま請求する場合は、結果的に消費税相当額が含まれることになります。請求書には損害の内訳を明確に記載し、誤解を招かないようにすることが大切です。

損害賠償請求書に法的な強制力はありますか？

損害賠償請求書そのものに、相手方の財産を差し押さえるような法的な強制力はありません。これはあくまで、請求者から相手方への一方的な意思表示に過ぎません。

法的な強制力を得るためには、民事訴訟で勝訴判決を得るなどして、裁判所が発行する債務名義を取得する必要があります。請求書は、任意の支払いを促すための第一歩と位置づけられます。

請求書の送付に時効はありますか？

はい、損害賠償請求権には消滅時効があります。期間を過ぎると権利が消滅するため注意が必要です。

内容証明郵便で請求書を送付すると「催告」となり、時効の完成を一時的に6ヶ月間猶予させる効果がありますが、この間に訴訟を提起するなど、次の法的手段を講じる必要があります。

弁護士への作成依頼は必要ですか？

必ずしも弁護士に依頼する必要はなく、自社で作成することも可能です。しかし、以下のようなケースでは弁護士への依頼を強く推奨します。

弁護士名義で請求書を送付することで、相手方に与える心理的圧力が高まり、交渉が有利に進む可能性があります。事案の重要性や自社の対応能力に応じて、専門家の活用を検討することが効果的です。

まとめ：損害賠償請求書の書き方を理解し、正当な権利を主張する

損害賠償請求書は、債務不履行や不法行為によって生じた損害を回復するための重要な第一歩です。作成にあたっては、請求の根拠となる事実関係と、見積書など客観的な資料に基づいた損害額の内訳を正確に記載することが極めて重要となります。感情的な表現は避け、事実のみを論理的に記述し、内容証明郵便で送付することで、法的な証拠としての価値も高まります。請求を実行する前には、必ず社内承認を得て、契約書などの関連証拠を整理・保全しておくことが不可欠です。もし請求額が高額な場合や相手方との交渉が難航しそうな場合は、自社だけで抱え込まず、早期に弁護士などの専門家へ相談することをお勧めします。

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