2026.02.13

退職勧奨の進め方と円満な合意形成｜違法にならない面談の言い方・注意点を解説

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従業員に円満に退職してもらいたいものの、進め方を誤ると「退職強要」という重大な法的リスクを招きかねず、対応に苦慮している経営者や人事担当者の方も多いのではないでしょうか。退職勧奨は、解雇に比べて紛争リスクを抑えつつ、双方の合意形成を目指す有効な手段ですが、その進め方には細心の注意が求められます。この記事では、適法な退職勧奨の基礎知識から、違法な退職強要と判断されるケース、具体的な5つのステップ、面談での言い方、トラブルを避けるための注意点までを網羅的に解説します。

退職勧奨の基礎知識｜解雇との違いと法的位置づけ
退職勧奨が違法な「退職強要」と判断されるケース
【5ステップ】円満な合意を目指す退職勧奨の進め方
面談での言い方と切り出し方の具体例
トラブルを避けるために言ってはいけないNGワード・行動集
退職勧奨を拒否された場合の対応策
退職条件の交渉ポイントと金銭的インセンティブの相場
合意後の手続き｜退職合意書と退職届の注意点
退職勧奨に関するよくある質問
まとめ：適法な退職勧奨を成功させるための重要ポイント

退職勧奨の基礎知識｜解雇との違いと法的位置づけ

退職勧奨とは？従業員の任意な意思による退職を促す行為

退職勧奨とは、企業が従業員に対し、双方の合意によって雇用契約を終了させることを目的として退職を促す行為です。人員整理や、能力・勤務態度に課題がある従業員に対して行われることが一般的ですが、法的にはあくまで企業側からの「お願い」に過ぎません。

退職勧奨の法的性質

従業員が退職勧奨に応じる法的な義務はなく、承諾するか拒否するかは本人の自由な意思に委ねられます。
法律上は、労働契約の「合意解約の申込み」またはその誘引と解釈されます。
社会通念上、相当と認められる範囲内で行われる限りは適法な業務行為です。
手段や方法が限度を超え、従業員の自由な意思決定を妨げた場合は、違法な「退職強要」として不法行為責任を問われる可能性があります。

退職勧奨と解雇の決定的な違い（合意の有無と法的効力）

退職勧奨と解雇の最も大きな違いは、雇用契約の終了に従業員の合意が必要かどうかという点にあります。解雇は企業による一方的な契約終了の通知ですが、退職勧奨はあくまで合意形成を目指す話し合いです。日本の労働法では、解雇には厳格な要件（解雇権濫用法理）が課せられており、企業にとって法的リスクが非常に高いため、紛争リスクの低い退職勧奨が選択されることがあります。

項目	退職勧奨	解雇
従業員の合意	必要（合意退職を目指す）	不要（一方的な意思表示）
法的効力	従業員が同意しなければ雇用契約は継続	会社の一方的な通告で雇用契約が終了
法的規制	行為の態様が社会通念上相当な範囲に限られる	客観的に合理的な理由と社会的相当性が必要（解雇権濫用法理）
企業のリスク	比較的低い（ただし退職強要のリスクあり）	非常に高い（不当解雇として無効になるリスク）

退職勧奨と解雇の比較

企業が退職勧奨を行う主な理由（能力不足・勤務態度・経営上の都合など）

企業が退職勧奨を行う理由は、従業員個人の問題に起因するものと、会社全体の経営事情に起因するものに大別されます。

主な理由（従業員側の要因）

著しい能力不足や継続的な成績不良
指導しても改善されない勤務態度の不良（無断欠勤、遅刻の繰り返しなど）
協調性の欠如や、他の従業員とのトラブルが頻発する場合
懲戒解雇事由に該当する行為があった際の温情措置として

主な理由（企業側の要因）

業績悪化に伴う人員整理（整理解雇を回避する目的）
事業内容の見直しに伴う不採算部門の閉鎖や事業所の統廃合

経営上の理由による退職勧奨の場合、従業員に落ち度はないため、退職金の増額などの優遇措置が提示されるのが一般的です。

退職勧奨のメリット・デメリットを企業視点で解説

企業にとって、退職勧奨は法的リスクを抑えながら人員整理を行える有効な手段ですが、デメリットも存在します。

企業のメリット

不当解雇として訴えられる法的リスクを大幅に低減できる。
双方の合意に基づくため、後の紛争に発展しにくい。
退職時期や退職金などの条件を柔軟に話し合って決定できる。

企業のデメリット

従業員が同意しなければ雇用契約を終了させられない。
従業員を説得するために時間や労力がかかることがある。
合意形成のために、退職金の増額や解決金の支払いといった金銭的負担が生じる場合が多い。
進め方を誤ると「退職強要」とみなされ、企業の評判低下や損害賠償請求につながる。

退職勧奨が違法な「退職強要」と判断されるケース

適法な退職勧奨と認められるための要件

退職勧奨が適法と判断されるためには、その手段や方法が「社会通念上相当な範囲」で行われる必要があります。これは、従業員の自発的な退職意思の形成を促す説得活動であり、自由な意思決定を尊重することが大前提となります。

適法な退職勧奨のポイント

従業員の自由な意思決定を尊重し、退職を強要しないこと。
面談の回数、時間、場所、担当者の言動が常識的な範囲内であること。
退職を勧める理由を客観的な事実に基づき丁寧に説明すること。
従業員が家族に相談したり、冷静に考えたりするための十分な検討期間を与えること。
虚偽の説明で従業員を騙したり、誤解させたりしないこと。

社会通念上、相当な範囲を逸脱した言動・行為

退職勧奨の場で、従業員の人格や尊厳を傷つけるような言動は、違法な退職強要と判断される原因となります。

違法となりうる言動・行為の例

大声で怒鳴る、机を叩くといった威圧的な態度をとる。
「給料泥棒」「寄生虫」など、従業員の人格を否定・侮辱する発言をする。
「君の代わりはいくらでもいる」といった、自尊心を不当に傷つける言葉を投げかける。
複数人で従業員を取り囲み、心理的な圧迫感を与える中で面談を行う。

執拗な面談の繰り返しや長時間の拘束

従業員が退職勧奨を明確に拒否しているにもかかわらず、面談を繰り返すことは違法な退職強要にあたります。

違法となりうる面談方法

従業員が「退職しません」と明確に意思表示した後も、執拗に面談を継続する。
1回の面談が数時間に及ぶなど、社会通念を逸脱した長時間の拘束を行う。
面談に応じる義務はないにもかかわらず、ほとんど毎日のように呼び出しを行う。
「退職届にサインするまで部屋から出さない」といった、監禁に近い行為を行う。

退職を拒否した従業員への不利益な取り扱い（嫌がらせ・業務外しなど）

退職勧奨に応じなかった従業員に対し、報復として不利益な取り扱いを行うことは、パワーハラスメントにも該当する違法行為です。

違法となる不利益な取り扱いの例

嫌がらせ目的で、仕事を与えなかったり、本来の業務と無関係な単純作業を命じたりする。
「追い出し部屋」と呼ばれる部署に異動させ、自主退職に追い込む。
達成不可能なノルマを設定したり、職場で孤立させたりする。
退職勧奨を拒否したことのみを理由に、減給・降格・不合理な遠隔地への転勤を命じる。

【5ステップ】円満な合意を目指す退職勧奨の進め方

ステップ1：対象者選定と客観的な理由の整理

退職勧奨の最初のステップは、対象者を選定し、その理由を客観的な事実に基づいて整理することです。「気に入らない」といった主観的な理由ではなく、誰が見ても納得できる具体的な根拠を準備することが、後の説明の説得力を高め、紛争リスクを低減します。

準備すべき客観的資料の例

勤務成績や営業成績を示すデータ
勤怠記録（遅刻、早退、欠勤の履歴）
業務上のミスや顧客からのクレームに関する記録
注意指導の履歴や面談の議事録

ステップ2：社内での方針決定と情報共有

対象者と理由が固まったら、経営陣や人事部門、直属の上司など関係者間で方針をすり合わせ、会社としての統一した意思決定を行います。担当者個人の判断で進めることは絶対に避けるべきです。

事前に決定すべき事項

退職勧奨の最終的なゴール（退職時期の目安など）
提示する退職条件（退職金の上乗せ額、有給休暇の扱いなど）
再就職支援サービスの提供有無
面談の担当者とそれぞれの役割
従業員の反応を想定した対応策（想定問答集の作成）

ステップ3：面談の準備とシミュレーション

面談は感情的な対立を避け、冷静に進める必要があります。そのためには、周到な事前準備が不可欠です。

面談の準備項目

場所の確保：プライバシーが守られる静かな会議室などを予約する。
時間の設定：業務時間内に、1回30分～1時間程度を目安に設定する。
シナリオ作成：話す内容や順序をまとめたスクリプトを用意する。
シミュレーション：担当者同士で役割を決め、面談の練習（ロールプレイング）を行う。
言葉選び：録音されることを前提に、威圧的・侮辱的な表現がないか確認する。

ステップ4：面談の実施と退職条件の提示

準備が整ったら、対象者と面談を実施します。高圧的な態度を避け、あくまで対等な立場での話し合いであることを意識し、相手の意見にも真摯に耳を傾ける姿勢が重要です。

面談進行のポイント

まず、客観的な事実に基づいて退職を勧める理由を丁寧に説明する。
「解雇」ではなく、あくまで「合意退職」のお願い・提案であることを明確に伝える。
相手の言い分を遮らずに最後まで聞く。
退職に応じる姿勢が見えたら、事前に用意した退職の優遇条件を提示する。
その場での即決を迫らず、考える時間を与えることを伝える。

ステップ5：退職合意書の締結と退職届の受領

退職条件について双方が合意したら、後々のトラブルを防ぐために、合意内容を書面で明確に残します。口約束だけで済ませてはいけません。

合意後に取り交わす書面

退職合意書：退職日、退職理由、退職金の額、清算条項などを明記し、双方が署名・押印する。
退職届：従業員の自発的な意思で退職することを確認するため、本人から提出してもらう。

これらの書面を正式に取り交わすことで、一連の退職勧奨手続きが完了します。

面談での言い方と切り出し方の具体例

面談の切り出し方：本題に入る前の導入トーク例

面談の冒頭でいきなり「辞めてほしい」と切り出すのは避けるべきです。まずは相手の緊張を解き、真剣な話し合いの場であることを伝える導入から始めます。

（例）「〇〇さん、お時間いただきありがとうございます。今日は、〇〇さんの最近の業務状況と、今後のキャリアについて会社として大切な話があり、お時間をいただきました。」

このように、面談の目的が一方的な通告ではなく「話し合い」であることを示唆し、本題に入る前のクッションとします。

退職を勧奨する理由の伝え方（客観的事実に基づく説明）

退職理由は、感情論や人格否定ではなく、客観的な事実に基づいて具体的に伝える必要があります。

（例）「ご存知の通り、昨年度から部署の目標数値が未達の状態が続いており、〇〇さんの個人目標についても同様の状況です。これまで複数回の面談で改善をお願いしてきましたが、残念ながら状況は変わっておりません。このままでは、当社の業務で〇〇さんの能力を活かしていただくのは難しいと会社として判断しました。」

ポイントは、「能力がない」と断定するのではなく、「会社の求める方向性と合わない（ミスマッチ）」という視点で伝えることです。

相手の反論や質問への冷静な対応方法

従業員から反論や感情的な反応があっても、冷静に対応することが重要です。言い争いになれば、話し合いは決裂してしまいます。

冷静な対応のポイント

相手の発言を遮らず、まずは最後まで言い分を聞く。
「納得できないお気持ちは分かります」と、一度相手の感情を受け止める姿勢を見せる。
しかし、「会社としての判断は変わりません」と、毅然とした態度で一貫性を保つ。
即答できない質問には、「確認して後日回答します」と正直に伝え、その場しのぎの回答をしない。

退職条件（優遇措置）を提示する際の言い方

退職条件は、会社からの「配慮」や「支援」として提示し、従業員にとってのメリットを分かりやすく伝えます。

（例）「もし今回の提案に応じていただけるのであれば、会社としては感謝の意を込めて、通常の退職金とは別に、給与の〇ヶ月分を特別退職金としてお支払いします。また、転職活動に専念できるよう、最終出社日以降も有給休暇をすべて消化いただけます。」

このように、退職後の生活不安を和らげ、円満な解決に向けた会社の誠意を示すことが、合意形成の鍵となります。

面談担当者の人選と役割分担で留意すべき点

面談は、直属の上司と人事担当者の2名体制で行うのが基本です。1名では主観的になりやすく、3名以上では威圧的と受け取られるリスクがあります。

担当者の役割分担例

直属の上司：普段の業務状況を最もよく把握している立場から、退職勧奨に至った具体的な理由や経緯を説明する。
人事担当者：退職条件や社会保険の手続きなど、事務的な説明を行う。また、議論が感情的にならないよう進行を管理し、面談内容を記録する。

対象者と感情的な対立関係にある人物を面談担当者に選ぶのは避けるべきです。

トラブルを避けるために言ってはいけないNGワード・行動集

威圧的・侮辱的な発言（人格否定や能力を過度に貶める言葉）

従業員の人格や尊厳を傷つける発言は、パワーハラスメントに該当し、違法な退職強要と判断される最も典型的な例です。

NGワードの例

「給料泥棒」「会社の寄生虫だ」
「お前は役立たずだ」「いてもいなくても同じ」
「能力が低すぎる」「こんなこともできないのか」
「君がいると周りに迷惑だ」

「解雇する」「居場所がなくなる」など退職を強要する言葉

従業員を脅して退職に追い込むような発言は、退職の意思表示を無効にする原因となり得ます。

NGワードの例

「この話を受け入れなければ、解雇するしかない」
「拒否するなら懲戒解雇にするぞ」
「この会社にあなたの居場所はもうない」
「明日からあなたにやらせる仕事はない」

その場での即決を迫る、または回答期限を不当に短く設定する行為

退職は従業員の人生にとって重大な決断です。冷静に考える時間を与えず、その場での決断を強要する行為は違法とみなされる可能性があります。

NG行動の例

「今日この場で退職届を書いてください」と迫る。
「明日までに回答しなければ、条件は白紙に戻す」などと不当に短い期限を設定する。
従業員が「考えさせてほしい」と言っているのに、面談を終わらせない。

家族への言及などプライバシーを侵害する話題

業務とは無関係なプライベートな事柄を持ち出して、退職を促すことも不適切です。

NG発言の例

「家族も心配しているだろうから、早く決断した方がいい」
「このままだと、あなたの親御さんにも連絡しないといけない」
「あなたのプライベートな問題も、会社としては把握している」

退職勧奨を拒否された場合の対応策

まずは従業員の意思を尊重し、一度面談を終了する

従業員が退職勧奨を明確に拒否した場合、その意思を尊重し、その日の面談は打ち切るのが原則です。執拗に説得を続けると「退職強要」と判断されるリスクが高まります。「分かりました。あなたの意思は尊重します」と伝え、一度冷却期間を置くことが賢明です。

退職条件を見直して再提案を検討する

従業員が退職を拒否する理由が、退職後の生活への不安である場合も少なくありません。その場合は、一度提示した退職条件を見直し、より従業員に配慮した内容で再提案することを検討します。

条件見直しの具体例

退職金の上乗せ額（解決金）を増額する。
未消化の有給休暇の買い取りを提案する。
退職日を数ヶ月先延ばしにし、在籍しながら転職活動ができる期間を設ける。
会社負担での再就職支援サービスを付与する。

配置転換や業務内容の変更を検討する

退職勧奨が不調に終わった場合でも、直ちに解雇を検討するのではなく、まずは配置転換など他の手段を模索します。これは、環境を変えることで本人の適性が発揮される可能性を探ると同時に、会社として解雇を回避するための努力を尽くしたという実績にもなります。ただし、嫌がらせ目的の配置転換は無効となるため注意が必要です。

最終手段としての普通解雇の可否を慎重に判断する

あらゆる手段を尽くしても問題が解決せず、客観的に見て雇用継続が著しく困難な場合に限り、最終手段として普通解雇を検討します。しかし、日本の労働法において解雇が有効と認められるハードルは非常に高いため、安易な判断は禁物です。解雇に踏み切る前には、必ず弁護士などの専門家に相談し、法的なリスクを十分に検討する必要があります。

配置転換が不当な措置と見なされないための注意点

退職勧奨を拒否した後の配置転換は、報復人事と疑われやすいため、その正当性が厳しく問われます。

適法な配置転換の要件

業務上の必要性が客観的に存在すること。
嫌がらせなどの不当な動機・目的がないこと。
従業員が受ける不利益（通勤時間の増大など）が、社会通念上許容される範囲内であること。
著しい賃金の低下を伴わないこと。

これらの点を満たしていることを、企業側が説明できるようにしておく必要があります。

退職条件の交渉ポイントと金銭的インセンティブの相場

退職金の上乗せや解決金の相場観（賃金の3〜6ヶ月分が目安）

退職勧奨に応じてもらうためのインセンティブとして、特別退職金や解決金といった金銭の支払いを提案することが一般的です。法的な支払い義務はありませんが、円満解決のためには事実上不可欠です。相場はケースバイケースですが、一般的には月額賃金の3ヶ月分から6ヶ月分が目安とされています。勤続年数、役職、退職理由などに応じて、1年分以上が支払われることもあります。

有給休暇の残日数と買い取りに関する取り扱い

退職日までに消化しきれない年次有給休暇が残っている場合、会社がこれを買い取ることも交渉材料となります。在職中の有給休暇の買い取りは原則として労働基準法上認められていませんが、退職時に残った分を精算する目的での買い取りは、同法の趣旨に反しない限り、許容される場合があります。従業員にとっては収入が増えるメリットがあり、合意形成を後押しする有効な条件の一つです。

再就職支援サービスの提供や特別休暇の付与

金銭的な支援だけでなく、従業員の次のキャリアをサポートする姿勢を示すことも重要です。

金銭以外の支援策

再就職支援サービス：外部の専門機関が提供するキャリア相談や求人紹介サービスを会社負担で提供する。
特別休暇（転職活動休暇）：在籍期間中に、給与を保証したまま転職活動に専念できる休暇を付与する。

これらの支援は、従業員の心理的な不安を和らげ、会社の誠意を伝える上で効果的です。

離職理由を「会社都合」とすることのメリット説明

退職勧奨による退職は、雇用保険上「会社都合退職（特定受給資格者）」として扱われます。これにより、従業員は失業手当（基本手当）を受給する上で大きなメリットを得られます。この点を面談で丁寧に説明することは、退職後の経済的な不安を軽減し、合意を促す上で非常に有効です。

会社都合退職の主なメリット（従業員側）

自己都合退職の場合にある給付制限期間（2ヶ月）がなく、待期期間7日後すぐに受給が始まる。
給付を受けられる総日数が自己都合退職の場合より長くなることが多い。

合意後の手続き｜退職合意書と退職届の注意点

退職合意書に記載すべき必須項目とは

退職について口頭で合意した後は、必ずその内容を明記した「退職合意書」を作成し、会社と従業員の双方が署名・押印して保管します。これにより、後の「言った、言わない」というトラブルを防止します。

退職合意書の主な記載項目

退職日
退職の事由（例：貴社からの退職勧奨に合意したため）
退職金・解決金の金額、支払日、支払方法
業務の引継ぎに関する事項
貸与品の返還に関する事項
会社の秘密情報を漏らさないことを約束する守秘義務条項
退職後にお互いを誹謗中傷しないことを約束する条項
将来の紛争を防ぐための清算条項

清算条項の重要性（将来の紛争を防止する）

退職合意書の中でも特に重要なのが「清算条項」です。これは、「本合意書に定めるもののほか、甲乙間には何らの債権債務も存在しないことを相互に確認する」といった内容の条項を指します。この条項を設けることで、従業員が退職後に未払い残業代や慰謝料などを追加で請求してくるリスクを法的に遮断し、問題を完全に解決することができます。

従業員の自発的な意思で退職届を提出してもらう

退職合意書とは別に、従業員本人から「退職届」を提出してもらうことが重要です。これは、従業員が自らの意思で退職を承諾したことを示す証拠となります。退職理由の欄には、一般的な「一身上の都合」ではなく、「貴社からの退職勧奨に合意し、〇年〇月〇日付で退職いたします」など、事実に基づいた内容を記載してもらうのが望ましいです。

円満な退職に向けた業務引継ぎと最終出社日の調整

合意が成立したら、円満な退職に向けて事務的な手続きを計画的に進めます。最終出社日までに後任者への業務引継ぎが完了するようスケジュールを管理し、会社からの貸与品（PC、社員証、健康保険証など）を確実に回収します。最後まで誠実に対応することが、良好な関係を保ったまま雇用関係を終了させるための鍵となります。

退職勧奨に関するよくある質問

退職勧奨の面談は録音されている前提で進めるべきですか？

はい、必ず「録音されている」という前提で面談に臨むべきです。従業員が自己防衛のためにスマートフォンなどで面談内容を秘密録音することは、現在では一般的です。万が一、面談中に威圧的・侮辱的な発言があれば、その音声データは違法な退職強要を証明する有力な証拠となります。担当者は常に冷静かつ丁寧な言葉遣いを心がけ、感情的にならないことが重要です。会社側としても、後のトラブル防止のために面談記録を詳細に残すか、相手の同意を得て録音しておくことが推奨されます。

面談の回数や時間に法的な制限はありますか？

法律で「〇回まで」「〇時間まで」といった明確な基準はありません。しかし、過去の裁判例では「社会通念上相当な範囲」が判断基準とされています。

違法と判断されやすいケース

従業員が明確に拒否した後も、執拗に面談を繰り返す。
1回の面談が2～3時間を超えるような長時間に及ぶ。

一般的には、面談回数は多くても数回程度、1回あたりの時間は30分から1時間程度に留めるのが適切です。あくまで従業員の自由な意思を尊重する範囲で行う必要があります。

退職勧奨に応じてもらった場合、離職理由は「会社都合」「自己都合」どちらになりますか？

退職勧奨による退職は、従業員本人の希望によるものではないため、原則として「会社都合退職」として扱われます。雇用保険の手続き上、「事業主からの働きかけによる離職」と判断され、従業員は「特定受給資格者」に該当します。これにより、従業員は失業手当を自己都合退職よりも早く、長く受け取れるというメリットがあります。会社が助成金の関係などで無理に「自己都合」として処理しようとすると、後々トラブルになるため、実態に即して手続きを行うべきです。

能力不足を理由とする場合、どのような客観的証拠を準備すべきですか？

「能力が低い」という主観的な評価だけでは、従業員の納得を得ることは困難です。退職を勧める理由を裏付ける客観的な証拠を事前に準備しておく必要があります。

準備すべき客観的証拠の例

定量的データ：営業成績、生産性に関する数値データなど
事実記録：業務上の具体的なミスやトラブル、顧客からのクレームの記録
人事評価：過去の人事考課シートや評価面談の記録
指導記録：注意指導を行った際のメールや指導書、改善計画（PIP）の進捗記録など

これらの証拠は、会社として改善の機会を与えたにもかかわらず、問題が解決しなかったことを示す上で重要です。

試用期間中の従業員にも退職勧奨は可能ですか？

はい、試用期間中の従業員に対しても退職勧奨は可能です。試用期間中であっても、本採用を拒否（解雇）するには客観的に合理的な理由が必要であり、不当解雇として訴えられるリスクはゼロではありません。そのため、能力や適性に著しい問題が見られた場合でも、まずは一方的な解雇ではなく、話し合いによる合意退職を目指す退職勧奨を行う方が、企業にとっては安全な選択肢と言えます。ただし、この場合も離職理由は原則として「会社都合」となります。

まとめ：適法な退職勧奨を成功させるための重要ポイント

本記事では、適法かつ円満な退職勧奨を進めるための基礎知識、具体的な手順、法的な注意点を網羅的に解説しました。退職勧奨の要点は、解雇とは異なり、あくまで従業員の自由な意思を尊重した「双方の合意」を目指す点にあります。客観的な事実に基づいた丁寧な説明と、冷静な対話の姿勢を終始一貫して保つことが成功の鍵です。威圧的な言動や執拗な面談は違法な「退職強要」と見なされるリスクがあるため、社会通念上相当な範囲を逸脱しないよう細心の注意が求められます。円満な合意形成のためには、退職金の上乗せといった適切な条件提示と、合意内容を明確にする退職合意書の作成が不可欠です。万が一、交渉が難航する場合には、安易に次の手段に進むのではなく、弁護士などの専門家に相談し、法的なリスクを慎重に判断することが賢明です。