退職勧奨の進め方とは？違法な退職強要とならないための手順・注意点を解説

従業員のパフォーマンスや経営上の理由から、特定の従業員に退職を促したいと考えることは、企業経営において避けられない判断の一つです。しかし、解雇は法的なリスクが高く、安易な選択はできません。そこで有効な手段となるのが「退職勧奨」ですが、進め方を誤ると違法な「退職強要」と見なされる危険性も伴います。この記事では、退職勧奨を適法かつ円満に進めるための基礎知識から、具体的な手順、従業員に拒否された場合の対処法までを網羅的に解説します。

退職勧奨の基礎知識｜解雇との違いや法的な位置づけ

退職勧奨とは、従業員に自発的な退職を促すこと

退職勧奨とは、企業が従業員に対し、自発的な退職を促すための働きかけを指します。これは、あくまで従業員の自由な意思による退職（合意退職）を目指す事実上の行為であり、法的な強制力はありません。企業は、経営上の判断から従業員に退職を勧めることができますが、最終的に退職するかどうかの決定権は常に応じる側の従業員にあります。

この働きかけは、口頭や書面など様々な形式で行われますが、その本質は対等な立場での話し合いです。ただし、従業員の自由な意思決定を妨げるような、社会的相当性を逸脱した方法で行われた場合、違法な「退職強要」と見なされるリスクがあります。

「解雇」との決定的な違いは従業員の合意の有無

退職勧奨と解雇の最も大きな違いは、労働契約を終了させるにあたり「従業員の合意」が必要かどうかという点にあります。解雇は、企業が従業員の合意なしに一方的な意思表示によって労働契約を終了させる行為です。

このように、解雇は従業員の地位を強制的に奪う重大な行為であるため、労働契約法第16条により「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合」は権利の濫用として無効になります。これに対し、退職勧奨は合意を前提とするため、この厳格な法規制は直接適用されません。

「退職勧告」や「諭旨解雇」との関係性

「退職勧告」という言葉も使われますが、これは実務上「退職勧奨」とほぼ同じ意味で、従業員に自主的な退職を促す行為を指します。

一方で、「諭旨解雇（ゆしかいこ）」は懲戒処分の一種であり、退職勧奨とは全く性質が異なります。諭旨解雇は、本来であれば懲戒解雇に相当するような重大な規律違反を犯した従業員に対し、企業が温情措置として自主的な退職を促すものです。従業員がこれに応じず退職届を提出しない場合、企業は懲戒解雇へと移行します。そのため、任意性が基本である退職勧奨と比べ、諭旨解雇は懲戒処分としての強い強制力を背景に持ちます。

退職勧奨による離職理由は原則「会社都合」扱いとなる

退職勧奨に応じて従業員が退職した場合、その離職理由は原則として「会社都合」として扱われます。これは、ハローワークの基準において、事業主からの働きかけによる離職が雇用保険の「特定受給資格者」に該当するためです。

会社都合扱いとなることで、従業員は失業手当（基本手当）を受給する際に以下のようなメリットがあります。

企業が助成金の受給等を理由に離職票へ「自己都合退職」と虚偽の記載をした場合、後に従業員からの異議申し立てによって是正され、トラブルに発展する可能性があります。実務上は、離職理由を正確に記載することが重要です。

企業が退職勧奨を行うメリットとデメリット

メリット：解雇に比べて法的な紛争リスクを低減できる

企業が退職勧奨を行う最大のメリットは、解雇に伴う法的な紛争リスクを大幅に軽減できる点です。解雇は有効性が厳しく問われるため、裁判で不当解雇と判断されると、従業員の復職や高額な未払い賃金（バックペイ）の支払いを命じられる可能性があります。

退職勧奨は、労使双方が合意の上で雇用契約を終了させる手続きです。合意内容を明確にした「退職合意書」を取り交わすことで、後日「解雇の有効性」を争われる事態を防ぐことができます。

デメリット：従業員の合意が必要で、時間やコストがかかる場合がある

退職勧奨はメリットがある一方、従業員の合意がなければ成立しないため、交渉が難航し、多大な時間やコストを要する場合があります。

特に、円満な合意形成のためには、通常の退職金に加えて、給与の数ヶ月分に相当する解決金の支払いを求められるケースが一般的です。

違法な「退職強要」と見なされるケースと法的リスク

退職勧奨の自由は認められるが、社会的相当性を逸脱すると違法となる

企業が退職勧奨を行うこと自体は、正当な業務行為として認められています。しかし、その方法や態様が説得の範囲を超え、従業員の自由な意思決定を妨げるレベルに達すると、「社会的相当性」を逸脱した違法な退職強要と判断されます。

裁判では、従業員が退職以外の選択肢を選べないような心理的圧力を受けたかどうかが重要な判断基準となります。例えば、従業員が明確に退職を拒否しているにもかかわらず、執拗に面談を繰り返す行為は、もはや自由な意思に基づく合意形成とは言えません。このような行為は不法行為とみなされ、企業は損害賠償責任を負うことになります。

パワハラ・退職強要と判断されやすい言動の具体例

以下のような言動は、違法な退職強要やパワーハラスメントと認定されるリスクが非常に高いです。

過去の裁判例から学ぶ、違法性の判断基準

過去の裁判例では、退職勧奨の違法性がいくつかの基準に基づいて判断されています。これらの判例から、企業が守るべき「社会的相当性」の境界線が見えてきます。

例えば、従業員が退職を拒否しているにもかかわらず、数ヶ月にわたり数十回の面談を強行したケースや、「寄生虫」といった暴言があったケースでは、慰謝料の支払いが命じられています。

違法と判断された場合の企業側のリスク（損害賠償請求など）

退職勧奨が違法な退職強要と認定された場合、企業は深刻な法的・経済的リスクを負うことになります。

特に、訴訟が長期化した場合のバックペイは数百万〜数千万円に及ぶこともあり、企業経営に大きな打撃を与えます。

適法かつ円満に進めるための退職勧奨の具体的な手順

ステップ1：社内方針の決定と客観的な退職勧奨理由の整理

退職勧奨を始める前に、まず経営層や関係部署間で社内方針を統一することが不可欠です。その上で、対象となる従業員になぜ退職を勧めるのか、客観的な事実に基づいて理由を整理します。能力不足を理由とする場合は、人事評価の記録、具体的な業務上のミス、指導記録など、感情論ではない具体的な証拠を準備することが、後の交渉を円滑に進める上で極めて重要です。

ステップ2：面談の準備（日時・場所・同席者の選定）

面談は、従業員のプライバシーが守られ、落ち着いて話ができる環境で行う必要があります。他の従業員に会話が聞こえないよう、個室の会議室などを確保します。日時は、本人が冷静に話を聞ける時間帯を選びましょう。会社側の同席者は、人事担当者と直属の上司など2名程度が適切です。大人数で取り囲むと威圧的と受け取られ、退職強要と判断されるリスクが高まります。

ステップ3：面談での切り出し方と慎重な言葉選び

面談では、高圧的な態度を避け、あくまで「お願い」「相談」という姿勢で臨みます。まず、会社の現状や本人の評価について客観的な事実を冷静に伝えた上で、「会社として慎重に検討した結果、当社で活躍し続けてもらうのは難しいという結論に至りました。そこで、新しい環境で再出発するという選択肢を提案したい」といった形で、会社の総意として退職を勧める旨を伝えます。その場で結論を急かさず、十分に考える時間を与えることも重要です。

面談で言ってはいけないNGワードと適切な伝え方の具体例

感情的な言葉や脅迫的な表現は、交渉を決裂させるだけでなく、法的なリスクを招きます。言葉選びには細心の注意が必要です。

ステップ4：退職条件の交渉と提示（退職金の上乗せ・特別休暇など）

従業員の合意を得るためには、退職後の生活不安を和らげるための魅力的な条件提示が不可欠です。具体的には、退職金の割り増しや解決金の支払い（給与の3〜6ヶ月分が目安）、再就職支援サービスの提供、転職活動のための特別有給休暇の付与などが考えられます。これらの条件を柔軟に提示し、従業員が前向きに次のステップへ進めるよう支援する姿勢を示すことが、円満解決の鍵となります。

ステップ5：退職合意書の作成と退職届の受理

退職条件について双方が合意に至ったら、必ず「退職合意書」を作成し、書面で内容を確認します。合意書には、退職日、支払われる金銭の額と支払日、守秘義務、清算条項（本件以外に債権債務がないことを確認する条項）などを明記し、後日の紛争を防止します。併せて、従業員本人から自筆の「退職届」を提出してもらうことで、合意に基づく退職であったことの明確な証拠となります。

交渉プロセスの記録と保管の重要性｜「言った言わない」を防ぐ

退職勧奨の交渉プロセスは、すべて記録として残しておくことが非常に重要です。面談の日時、場所、同席者、話した内容、相手の反応などを具体的に議事録として作成・保管します。「言った言わない」のトラブルを防ぐため、相手の同意を得た上で面談内容を録音することも有効な自衛策です。これらの客観的な記録は、万が一法的な紛争に発展した際に、会社側の主張の正当性を証明する強力な証拠となります。

従業員が退職勧奨を拒否した場合の対処法

従業員が拒否する理由をヒアリングし、条件を見直す

従業員が退職勧奨を拒否した場合、その理由を一方的に憶測せず、まずは丁寧にヒアリングすることが重要です。経済的な不安が原因なのか、評価に納得していないのか、あるいは感情的な反発なのか、理由によって次の対応策は変わります。例えば、経済的な不安が大きければ解決金の増額を検討したり、会社の評価に不満があれば客観的なデータを再度示して説明を尽くしたりすることで、交渉が進展する可能性があります。

退職勧奨の継続は慎重に判断する（複数回の面談のリスク）

従業員が明確に退職を拒否したにもかかわらず、執拗に面談を繰り返す行為は、違法な退職強要とみなされるリスクが非常に高いため、絶対に避けなければなりません。一度拒否された場合は、冷却期間を置く、あるいは説得を断念するなど、慎重な判断が求められます。無理に交渉を続けることは、状況を悪化させ、労働組合の介入や訴訟といった深刻な事態を招く引き金になりかねません。

配置転換や業務内容の変更を検討する際の注意点

退職勧奨に応じない従業員に対し、配置転換を命じること自体は人事権の範囲内ですが、その目的が退職に追い込むための嫌がらせであると判断された場合、その命令は権利濫用として無効になります。例えば、本人のキャリアと全く関係のない部署へ異動させたり、仕事を与えずに隔離したりする行為は違法です。配置転換を行う際は、あくまでも本人の適性を考慮した結果であるという、業務上の必要性と合理性を客観的に説明できる必要があります。

最終手段としての普通解雇を検討する場合の要件とリスク

あらゆる手段を尽くしても合意に至らず、雇用継続が客観的に困難な場合、最終手段として普通解雇を検討することになります。しかし、普通解雇が有効と認められるためのハードルは極めて高く、解雇を回避するための最大限の努力（指導、教育、配置転換など）を会社が尽くしたことを証明できなければなりません。安易な解雇は不当解雇として訴訟を起こされるリスクが非常に高く、敗訴すれば多額のバックペイ支払いと企業の信用の失墜という甚大なダメージを負います。解雇に踏み切る前には、必ず労働問題に詳しい弁護士に相談し、法的な見通しを確認すべきです。

退職勧奨に関するよくある質問

Q. 試用期間中の従業員に対して退職勧奨を行うことは可能ですか？

はい、可能です。退職勧奨は、試用期間中かどうかを問わず、あくまで合意による退職を目指す手続きです。むしろ、試用期間満了時に本採用を拒否（解雇）するよりも、話し合いによる退職勧奨で円満に雇用関係を終了させる方が、法的な紛争リスクを低減できる有効な手段といえます。

Q. 退職勧奨の際に「退職勧奨通知書」のような書面は必要ですか？

いいえ、必須ではありません。退職勧奨はデリケートな話し合いであるため、書面で一方的に通告するよりも、対面で丁寧に説明する方が望ましいです。書面は高圧的な印象を与え、かえって相手の態度を硬化させる可能性があります。まずは口頭で誠実に伝え、話し合いを進めるのが基本です。

Q. 会社側で面談内容を録音しても問題ありませんか？

はい、問題ありません。むしろ、後日の「言った言わない」というトラブルを防ぎ、会社側の正当性を証明するための客観的な証拠として、録音しておくことを強く推奨します。従業員側が録音しているケースも多いため、会社としても自衛のために録音データを確保しておくことは、現代の労務管理において非常に重要です。

Q. 退職金の上乗せは必須ですか？金額の相場はどのくらいですか？

法的な義務ではありませんが、実務上はほぼ不可欠と言えます。従業員に退職という大きな決断をしてもらうためには、相応の金銭的メリットを提示する必要があります。金額に決まった相場はありませんが、一般的には賃金の3ヶ月〜6ヶ月分程度が目安とされることが多いです。ただし、企業の規模や従業員の役職、勤続年数などに応じて柔軟に検討されます。

Q. 退職合意後、離職票を「自己都合退職」として処理しても問題ありませんか？

いいえ、絶対に行ってはいけません。退職勧奨による離職は、雇用保険法上「会社都合」に該当します。これを偽って自己都合として処理することは虚偽申告にあたり、発覚した場合は助成金の返還命令や、従業員から失業手当の差額分の損害賠償を請求されるなどのペナルティを受ける可能性があります。必ず事実に即して処理してください。

Q. メンタル不調の従業員への退職勧奨で特に注意すべき点はありますか？

メンタル不調の従業員への退職勧奨は極めて慎重に行う必要があります。本人が正常な判断を下せる状態にない場合、退職の合意が無効と判断される可能性があります。また、不適切な対応は病状を悪化させ、会社の安全配慮義務違反を問われるリスクも高まります。まずは休職制度の利用を促し、治療に専念させることが最優先です。退職の話をする場合は、主治医の意見を確認するなど、細心の注意が求められます。

まとめ：退職勧奨は「合意形成」を核とした慎重な手続きが成功の鍵

本記事では、退職勧奨を適法に進めるための具体的な手順と注意点を解説しました。退職勧奨は、解雇とは異なり従業員の自由な意思に基づく合意が不可欠であり、紛争リスクを低減できる一方で、進め方を誤れば違法な「退職強要」と判断される危険性を伴います。成功の鍵は、客観的な事実に基づいた理由の準備、威圧的にならない面談の実施、従業員の生活に配慮した条件提示、そして最終的な合意内容を書面化するという一連の慎重なプロセスにあります。従業員が退職を拒否した場合も感情的にならず、執拗な説得や嫌がらせと見なされる行為は厳に慎まねばなりません。これらの法的な境界線を正しく理解し、誠実な対話を通じて円満な合意形成を目指すことが、企業と従業員の双方にとって最良の結果につながります。

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