是正・改善報告書様式2の書き方｜提出期限と記載例を確認する

是正・改善報告書（様式2）の提出を求められる場面では、労働基準監督署から受けた是正勧告書・指導票の指摘事項を、期限内に「是正済み／改善予定」で正確に整理し、裏付け資料まで揃える必要があります。ここを曖昧にしたまま提出すると、差戻しや追加照会により是正対応が長引くだけでなく、民事訴訟法第226条（民事訴訟法第226条）による文書送付嘱託で後日に証拠化され得る点でも実務負担が増えます。所轄署の指定様式の扱い、提出方法（持参・郵送・電子対応）の確認、そして日付・人数・金額などの整合を先に固めることが重要です。以下では、様式2の作成・提出の判断材料として入手方法と記載の要点を示します。

是正・改善報告書様式2の基本

様式2とは何かと提出の位置付け

是正・改善報告書（いわゆる様式2）は、臨検監督の結果、労働基準法（36協定違反など）や労働安全衛生法等の法令違反が認められた場合に交付される是正勧告書、または法令違反とまではいえないが改善が望ましい事項について交付される指導票を受けた事業場が、是正内容・改善内容を整理して労働基準監督署長等に提出するための報告書です。

この報告書は、単なる「提出した」という事務処理ではなく、監督官が確認した指摘事項（違反条文・違反事実・是正期日等）に対し、会社がいつ・何を・どの資料で裏付けて是正したかを示す、実務上の重要文書です。将来、労災事故等をめぐって被災労働者が損害賠償請求訴訟を提起した場合、被災労働者が文書送付嘱託の申立て（民事訴訟法第226条（民事訴訟法第226条））を行い、提出先である労基署長から裁判所へ是正勧告書等が送付され、証拠として用いられることがあり得る点にも留意が必要です。

したがって、経営者・人事労務・法務は、(1) 指摘事項の事実認定、(2) 是正の完了証拠、(3) 再発防止の運用設計までを一体で整理し、指定期日までに遅滞なく提出できる体制を先に作ってから記載作業に入ることが重要です。

是正勧告書・指導票との違い

是正勧告書と指導票は、いずれも臨検監督後に交付される行政文書ですが、実務上の位置付けは次のとおり整理すると誤解が減ります。

指導票は「違反ではないから放置してよい」という意味ではありません。指導票の内容を放置した結果、運用実態が悪化して法令違反に至ると、後日の監督で是正勧告の対象となり得ます。交付書面の性質（是正か改善か）を踏まえ、どの項目を期限内に完了させ、どの項目を工程管理して継続対応するかを最初に仕分けしてください。

「是正済み」と「改善予定」で書き分ける基準｜期限内に完了していない項目をどう記載するか

様式2では、指摘事項ごとに「現時点で是正が完了しているか」「完了に時間がかかるか」を分けて書くことが基本です。ここで最も避けるべきは、未完了の状態を是正済みのように記載する虚偽です。

改善予定で提出する場合は、現状と今後の工程が伝わるように、最低限「今どこまで終わっているか」と「いつ完了するか」を明記します。例えば、定期健康診断は「定期とは毎年一定の時期にという意味で、時期は各事業場で適宜決めてよい」とされ（昭23.1.16 基発83号、昭33.2.13 基発90号）、また1年以内ごとに1回の実施が求められるため、未実施指摘があるときは、単に「実施予定」ではなく、実施日（予約日）と結果通知・医師意見聴取の予定まで落とし込んで記載する方が実務的です。

様式2の入手と提出手続

労働局・労基署での入手先を確認

様式2は、臨検監督の場や出頭時に監督官から交付されることが多い一方、所轄署の運用により様式名や体裁が微調整されることがあります。まずは、交付された是正勧告書・指導票に添付された用紙または担当監督官の案内を優先し、同じ記載項目で作成します。

実務では、是正勧告書・指導票が出された場合に、企業として是正内容を記載した是正報告書を提出する運用が前提になります。提出先は労働基準監督署長等であるため、社内では「誰が提出責任者か（通常は事業場責任者・代表者名で提出）」を先に固定し、控え管理まで含めた入手・作成・提出の流れを決めてください。

提出方法と期限管理の進め方

提出期限は、交付書面に記載された是正期日（改善期日）に従います。期限管理は「報告書だけ作る」のではなく、是正作業の完了証拠が揃って初めて提出できる点が実務の落とし穴です。

万一、期限内の提出が難しいと見込まれるときは、期限到来前に所轄署へ連絡し、進捗と理由を説明して指示を受けます（自己判断で無断遅延しないことが重要です）。

窓口持参・郵送・電子対応のどれで進めるか｜署の案内差があるときの確認項目

提出手段は、所轄署の運用と、会社側の「控えを確実に残す」要請で決めます。提出先は労働基準監督署長等であり、後日の説明責任に備えて、いつ・何を提出したかが追跡できる方法が基本です。

また、別の手続では「（または持参・FAX）してください」といった案内が見られることがありますが、是正報告書でFAX等を用いるかは所轄署の個別指示がある場合に限ると整理し、自己判断で送付方法を変えない方が安全です。

是正・改善報告書の書き方

各欄の意味と書く順序をつかむ

様式2は、監督官が確認した指摘事項と、会社が実施した是正措置を「対応関係が一目で分かる」形で並べることが目的です。特に、是正勧告書・指導票に基づく報告書は、後日、文書が証拠化され得る点（民事訴訟法第226条（民事訴訟法第226条）による文書送付嘱託の可能性）を踏まえ、事実と裏付け資料の一致を最優先に記載します。

「注意します」「徹底します」だけの文章は、是正の状況としては情報が不足しやすいです。誰が見ても同じ理解になるよう、何を変更し、どの証拠で確認できるかを文章に含めてください。

事実確認から記載までの作成手順

是正報告書は、文面の出来栄えよりも、事実確認と裏付け資料の整備が核心です。特に、長時間労働・36協定・割増賃金・健康診断などは、事実の出所（タイムカード、賃金台帳、届出控え等）が明確でないと、説明が崩れます。

労災事故が絡む事案では、是正勧告書・是正報告書が後日に訴訟手続で取り寄せられ、安全配慮義務違反の根拠として用いられることがあり得るため、作成過程からの証拠保全（版管理・控え保管）も含めて運用してください。

再発防止策の考え方とNG例

再発防止策は、個人の注意力に依存しない「仕組み」に落とすことが要点です。長時間労働や36協定関連では、裁判例上も、36協定未締結（または無効）での時間外労働を漫然と放置し、労働時間管理の措置を講じないことが安全配慮義務違反の評価につながり得ます。

参照される裁判例として、アクサ生命保険事件（東京地判令2・6・10）では、36協定を締結せずに時間外労働に従事させ、改善指導等の措置がない点が問題とされ、慰謝料相当額10万円が認められています。また、狩野ジャパン事件（長崎地大村支判令元・9・26）では、36協定未締結または要件を満たさない協定の下で、1か月90時間〜160時間以上の時間外労働が継続し、慰謝料30万円が認められています。是正報告書では、同種の評価を招かないよう、放置を断つ仕組みを具体化してください。

人事・現場・法務の誰が何を集めるか｜作成前にそろえる資料と社内確認の順番

部門横断で「事実」「法令適合」「証拠」の三点を揃えると、差戻しや追加照会に強くなります。特に、相談や立証の局面では、就業規則、給与規程、退職金規程、賃金台帳、タイムカード、業務日報等を一式で提示できるようにしておくことが推奨されています。

法令違反ごとの記載例

賃金・割増賃金の記載例

賃金・割増賃金の指摘では、対象範囲と算定根拠が曖昧だと是正の実在性が説明できません。割増賃金率は、時間外労働は25%以上、法定休日労働は35%以上、深夜労働はこれらに25%を加算する取扱いが基本であり（割増の区分を誤ると再計算が必要になります）、様式2には「対象者・期間・金額・支払完了日」を揃えて記載します（割増賃金の条文根拠は労働基準法第37条（労働基準法第37条））。

固定残業代（定額残業制）がある場合は、(1) 賃金（基本給や手当）に含まれる時間外手当の範囲、(2) それが何時間分の割増賃金に当たるか、(3) 実時間外が含まれる時間を超えたときは差額を支払うこと、を就業規則・雇用契約書に明示し、賃金台帳にも固定時間外手当として計上する運用を是正の状況欄で説明すると、再発防止として一貫します。

労働時間と36協定の記載例

労働時間・36協定の指摘では、「協定を届け出た」だけでなく、協定の枠内で運用できる管理手段まで書くことが実務上重要です。36協定は労働基準法第36条第1項（労働基準法第36条）に基づく協定であり、協定内容は指針（平成30年厚生労働省告示第323号）に適合させる必要があります。

また、限度時間の考え方として、時間外労働は原則として月45時間・年360時間にできる限り近づけるよう努め、実績としても1月あたり45時間以下とするよう努めること、休日労働の削減に努めることが示されています。是正報告書には、協定の締結・届出の事実とあわせて、上限管理の運用（警告・申請制・集計頻度）を記載すると説明が通ります。

裁判例（アクサ生命保険事件、狩野ジャパン事件）では、36協定未締結（または不適法）に加え、労働状況を漫然放置し、管理措置を講じない点が安全配慮義務違反の判断要素となっています。報告書上も「放置を断つ管理措置」を明確にすると、再発防止としての説得力が上がります。

就業規則・健康診断の記載例

就業規則の指摘では、「作成」「届出」「周知」を区別して書くことが重要です（就業規則は労働基準法第89条（労働基準法第89条））。

健康診断の指摘では、定期健康診断の目的（健康状態の推移を追い、異常の早期発見後に就業上の措置につなげる）を踏まえ、実施完了だけでなく、結果通知や医師意見聴取・事後措置までの流れが示せると実務的です。定期健康診断は、対象が「常時使用する労働者（特定業務従事者を除く）」で、実施時期は1年以内ごとに1回と整理され、また「定期」の意味は「毎年一定の時期」で、その時期は各事業場で適宜決めてよいとされています（昭23.1.16 基発83号、昭33.2.13 基発90号）。

添付資料が不足して差戻しになりやすいケース｜賃金台帳・協定届・周知記録の付け分け

様式2は、本文だけで完結させるのではなく、本文の記載を裏付ける添付資料が揃って初めて「是正した」と説明できます。特に、労務分野の基本資料として、雇用契約書、給与明細書、出勤簿写し、就業規則といった書類は、是正の事実確認・説明の基礎になりやすいです。

添付資料の数値（対象者数・期間・金額・日付）が本文と一致しないと、追加照会の原因になります。提出前に、項目ごとに「本文→証拠」の照合チェックを行い、控え一式を社内で保管してください。

是正勧告後の対応と相談先

提出後の流れと再調査の見方

是正報告書の提出後も、改善運用が定着しているかが実務上の焦点になります。特に、36協定未締結での運用放置が安全配慮義務違反の評価につながり得る点は、裁判例（アクサ生命保険事件、狩野ジャパン事件）からも読み取れるため、提出後は「書いた対策が回っているか」を継続管理してください。

また、労災事故が関連するケースでは、是正勧告書・是正報告書が、被災労働者による文書送付嘱託（民事訴訟法第226条（民事訴訟法第226条））等で証拠化され得ます。提出後も、記載した運用（上限管理、客観的把握、周知、健診後措置等）を実施し続け、説明可能な記録を残すことが重要です。

典型的な違反事例を整理する

典型的な指摘は、労働時間・割増賃金・各種届出／健康管理に集中します。中でも36協定関連は、裁判例でも「未締結（または不適法）」「長時間労働の放置」「管理措置なし」が共通して問題視されています。

社労士・弁護士と相談窓口の使い分け

外部専門家の使い分けは、「手続・運用設計が中心か」「紛争・責任追及が中心か」で整理すると実務的です。労務手続（36協定、就業規則、賃金計算、勤怠管理の設計）については社労士の守備範囲が広い一方、労災事故や損害賠償請求が絡み、是正勧告書等が証拠化され得る局面では、訴訟対応も見据えた弁護士関与が重要になります。

よくある質問

様式2と他の是正報告書様式の違いは？

是正報告書は、是正勧告書・指導票を受けた場合に、是正内容を記載して労働基準監督署長等に提出するために用いられます。様式2はその代表的な体裁で、指摘事項（条項・違反事実・期日）と会社の是正状況、是正年月日を対応させて記載しやすい構造です。

一方で、実務上は所轄署が交付・指定した用紙に合わせるのが最優先です。体裁が異なっても、指摘事項に対する是正内容が整理され、添付資料で客観的に裏付けられていれば、目的（是正内容の報告）に照らして運用されます。

提出期限に間に合わない場合はどうしますか？

期限前に所轄署へ連絡し、進捗と遅延理由、見込み工程を説明して指示を受けます。特に、定期健康診断の未実施是正などは、定期健診が1年以内ごとに1回という枠組みで運用されるため、未実施が発覚した場合は、実施日（予約日）と結果通知・医師意見聴取（該当時）まで含めた計画を示すと、実務上の説明が通りやすくなります。

メールやFAXで提出できますか？

提出方法は所轄署の運用に従うのが原則です。別の手続では「（または持参・FAX）してください」といった案内が見られることもありますが、是正報告書についてメールやFAXでの提出を当然に前提化せず、担当監督官の指示がある場合に限って扱い、原本・押印・添付資料の取扱い（後日提出の要否）まで確認してください。

再発防止策はどこまで具体的に書くべきですか？

監督官が、実行性と継続性を確認できる水準まで具体化します。36協定や長時間労働の指摘では、限度時間（月45時間・年360時間）に沿った管理と、客観的な労働時間把握、事前承認などの運用設計を明記することが重要です。

また、36協定未締結等を放置し改善措置を講じない点が安全配慮義務違反の評価につながり得ることは、アクサ生命保険事件（慰謝料10万円）や狩野ジャパン事件（慰謝料30万円）でも示唆されています。報告書では、担当者の注意喚起ではなく、放置を生まない仕組み（集計頻度、警告、権限、記録）まで落として書くことが実務上有効です。

是正・改善報告書（様式2）への対応で次にすべきこと

是正・改善報告書（様式2）は、所轄の労働基準監督署長等に対して、指摘事項と会社の是正内容を対応させ、客観資料で裏付けて示すことが中心になります。記載では「是正済み」と「改善予定」を正しく書き分け、未完了を是正済みのように書かないことが前提です。特に定期健康診断の未実施などは、1年以内ごとに1回という枠組みを踏まえ、実施日（予約日）や結果通知・医師意見聴取の予定まで工程として見える化しておくと、説明が通りやすくなります。提出期限から逆算して、指摘事項の事実確認・是正の完了条件・添付資料（届出控え、賃金台帳写し、周知記録等）の整合確認を先に終え、控え保管まで含めた提出手段を確定してください。個別の事実関係や紛争化の懸念がある場合は、社労士・弁護士の守備範囲を踏まえつつ、早期に専門家へ相談することが実務的です。

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