退職勧奨の適法な進め方とは？違法にならない面談の言い方や注意点を解説

従業員のパフォーマンスや勤務態度に悩み、解雇という強硬手段ではなく、より円満な形で雇用契約の終了を図りたいと考えることはありませんか。退職勧奨は有効な手段ですが、一歩間違えれば「退職強要」と見なされ、深刻な法的トラブルに発展するリスクも伴います。この記事では、従業員とのトラブルを避け、合法的に退職勧奨を進めるための具体的な手順、面談での注意点、そして違法と判断されるケースについて詳しく解説します。

退職勧奨とは？解雇との違いと企業のメリット・デメリット

退職勧奨の定義と目的（従業員の自発的な退職意思の形成を促す行為）

退職勧奨とは、会社が雇用契約の終了を望む従業員に対し、自発的な退職を促すための説得活動を指します。具体的には、会社側から従業員に退職を提案し、労使双方の合意に基づいて雇用契約を終了させる「合意解約」を目指す行為です。企業経営において、従業員の能力不足や勤務態度の問題、あるいは経営悪化に伴う人員整理が必要となった際に、一方的な解雇による紛争リスクを回避する手段として用いられます。

この行為自体は法律で禁止されておらず、社会通念上相当な範囲で行われる限りは適法と判断されます。あくまで従業員の自由な意思決定が前提であり、退職に応じるかどうかの最終的な判断は従業員に委ねられています。そのため、会社は強制力を用いることなく、対話を通じて退職のメリットや現状を丁寧に説明する姿勢が求められます。

「解雇」との法的な違いと企業側のリスクの差

退職勧奨と解雇の最も大きな法的な違いは、雇用契約の終了が「双方の合意」に基づくか、「一方的な意思表示」によるかという点です。解雇は、従業員の承諾を必要とせず、会社が一方的に雇用契約を終了させる行為です。一方、退職勧奨はあくまで合意解約に向けた提案であり、従業員の同意がなければ法的な効力は生じません。

この違いは、企業が負うリスクに直接影響します。日本の労働法では解雇権濫用法理が厳格に適用され、不当解雇と判断されると、会社は多額の未払い賃金（バックペイ）の支払いや従業員の復職を命じられる可能性があります。退職勧奨による合意退職であれば、従業員の自由な意思に基づく合意がある限り、後からその有効性が争われるリスクは極めて低くなります。

企業が退職勧奨を行うメリットとデメリット

企業が退職勧奨を選択することには、メリットとデメリットの両側面があります。

退職勧奨が適法と判断されるための主な理由

従業員の能力不足や成績不良が客観的に示せる場合

従業員の能力不足や成績不良が、主観的な評価ではなく客観的な事実として示せる場合、退職勧奨の合理的な理由となり得ます。ただし、単に成果が低いというだけでは不十分で、会社側が適切な指導や研修を行い、改善の機会を与えてきたにもかかわらず、状況が改善されない事実が重要になります。

これらの資料を基に、現在の職務を遂行することが困難であることを誠実に伝えることで、従業員の納得を得やすくなり、円満な合意形成につながります。

勤務態度の問題（協調性の欠如や度重なる規律違反など）

従業員の勤務態度に問題がある場合も、退職勧奨の正当な理由となり得ます。職場の秩序を乱し、組織全体の生産性に悪影響を及ぼすような行為がこれに該当します。重要なのは、一度のミスではなく、繰り返し注意・指導を行っても改善が見られないという継続性です。

面談では、具体的な日時や言動、それが組織に与えた影響を客観的に指摘し、雇用の継続が難しいという会社の判断を明確に伝える必要があります。

経営上の事情による人員整理の必要性がある場合

業績の悪化や事業部門の廃止など、経営上の理由から人員整理が必要となった場合も、退職勧奨が行われます。この場合、退職勧奨は整理解雇という最終手段を回避するための努力の一環と位置づけられます。特定の個人に責任があるわけではないため、希望退職者の募集といった形で行われることもあります。

【実践】違法にならないための退職勧奨の具体的な進め方

ステップ1：事前準備（客観的な理由の整理と証拠資料の収集）

退職勧奨を適法に進めるための最初のステップは、徹底した事前準備です。なぜその従業員に退職を勧めるのか、その理由を客観的な証拠と共に整理します。この段階で、提示する退職条件や交渉の落としどころについても、社内で方針を固めておくことが重要です。

ステップ2：面談のセッティング（適切な日時・場所・同席者の選定）

事前準備が完了したら、従業員のプライバシーと心理状態に配慮して面談を設定します。不適切な環境設定は、従業員に不要なプレッシャーを与え、退職強要と受け取られるリスクを高めます。

面談の冒頭では、この場が解雇通告の場ではなく、今後のキャリアについて話し合うための場であることを伝え、従業員が安心して対話に臨める雰囲気を作ることが大切です。

ステップ3：面談での話し方と条件提示（退職時期や退職金の上乗せ）

面談では、感情的にならず、冷静かつ誠実な態度で対話を進めます。従業員の人格を否定するような言動は厳禁です。客観的な事実に基づき、現状のミスマッチを説明した上で、従業員の再出発を支援するための具体的な条件を提示します。

条件を提示する際は、その場で決断を迫らず、持ち帰って十分に検討する時間を与えることが、従業員の自由な意思決定を尊重する上で不可欠です。

ステップ4：回答期限の設定と従業員の意思を尊重する姿勢

面談後は、従業員が冷静に考え、家族などと相談するための十分な検討期間を与えなければなりません。その場での即答を強要する行為は、違法な退職強要と判断される主要な要因の一つです。

従業員の自己決定権を尊重する姿勢を示すことで、最終的に得られた合意の有効性がより強固なものになります。

ステップ5：退職合意書の作成と退職届の受理

従業員が退職に合意したら、後日のトラブルを防ぐため、必ず書面で合意内容を確認します。口約束だけでは、「言った、言わない」の水掛け論に発展するリスクが残ります。

合意書への署名・捺印とあわせて、従業員本人から「退職勧奨に伴い、合意退職いたします」といった内容の退職届を提出してもらうことで、手続きは完了します。

トラブルを避ける面談での言い方・伝え方の具体例

従業員の尊厳を傷つけない誠実な伝え方のポイント

面談で最も重要なのは、従業員の人格と尊厳を尊重する姿勢です。伝えるべきは能力の優劣ではなく、あくまで「会社の求める役割と現状との間にギャップがある」という客観的な事実です。

退職強要と見なされる可能性のあるNGワード集

不用意な一言が、面談全体を違法な退職強要と判断させる決定的な証拠になり得ます。従業員の選択の自由を奪うような発言は絶対に避けなければなりません。

退職金の上乗せなど優遇措置の交渉と金額の相場観

円満な合意退職のためには、従業員の生活不安を払拭する経済的なインセンティブの提示が効果的です。上乗せする退職金や解決金の額は、一般的に給与の3ヶ月分から6ヶ月分が相場とされますが、勤続年数や再就職の難易度などを考慮して個別に判断されます。

提示する条件については、その算定根拠を丁寧に説明し、会社としての誠意を示すことが交渉を円滑に進める鍵となります。

面談前の最終確認：関係者間での情報共有と役割分担

退職勧奨の面談を実施する直前には、関係者間で最終的な打ち合わせを行い、認識の齟齬がない状態にしておく必要があります。面談担当者間で発言が食い違うと、従業員の不信感を招き、交渉が決裂する原因となります。

退職勧奨が違法な「退職強要」「パワハラ」と見なされるケース

社会通念上相当な範囲を超える執拗な面談の繰り返しや長時間の拘束

退職勧奨が適法性の範囲を超える典型的な例が、その執拗さです。従業員が退職を拒否しているにもかかわらず、何度も面談を設定したり、長時間にわたり拘束したりする行為は、違法な退職強要と判断される可能性が極めて高くなります。

面談は1回30分～1時間程度を目安とし、複数回行う場合でも適切な間隔を空けるべきです。

侮辱的な言動や人格を否定する発言で精神的苦痛を与える行為

面談中の発言が業務上の指導や説得の範囲を逸脱し、従業員の人格や尊厳を傷つけるものになった場合、パワハラとして不法行為責任を問われます。業務上の問題点を指摘することと、人格を攻撃することは全くの別問題です。

常に客観的な事実に基づき、冷静かつ礼節をわきまえた対話が求められます。

退職に応じない場合の解雇や不利益な配置転換を示唆する行為

退職勧奨を断ったことへの報復として、解雇や不利益な取り扱いを示唆・実行する行為は、違法な退職強要そのものです。従業員に対し、退職以外の選択肢を事実上奪うような言動は、自由な意思決定を著しく妨げるものと判断されます。

退職勧奨と人事権の行使は、それぞれ独立した目的と合理性が必要です。報復目的での人事権の行使は、権利の濫用として無効となります。

従業員が退職勧奨を拒否した場合の適切な対処法

その場での合意を強要せず、一度面談を終了する

従業員が退職勧奨を明確に拒否した場合、その場で説得を続けるべきではありません。無理な説得は退職強要と見なされるリスクを高めるだけです。まずは従業員の意思を尊重する姿勢を示し、「分かりました。今日のところは一旦持ち帰って検討しましょう」と伝え、面談を終了するのが賢明な判断です。これにより、会社が従業員の自己決定権を尊重している証拠となり、冷静な再考を促すきっかけにもなり得ます。

複数回の面談を行う場合の注意点と法的に許容される範囲

一度で合意に至らず、再度面談を行う場合は、その回数や頻度に注意が必要です。従業員に過度な心理的負担を与えないよう、社会通念上相当な範囲に留めなければなりません。

普通解雇を検討する場合の法的要件とリスク

退職勧奨が不調に終わり、それでもなお雇用契約の継続が困難な場合、普通解雇を検討する段階に入ります。しかし、日本の労働法において解雇は非常に厳しく制限されており、その実行には多大な法的リスクを伴います。

これらの要件を満たせない解雇は「不当解雇」として無効となり、会社は多額のバックペイ（未払い賃金）の支払いを命じられる可能性があります。

拒否後の選択肢：配置転換や業務内容変更の有効性と法的リスク

退職勧奨を拒否した従業員に対し、配置転換や業務内容の変更を命じること自体は、人事権の範囲内です。ただし、その命令が正当な業務上の必要性に基づくものでなければならず、退職に追い込むための嫌がらせ目的と判断された場合は、権利濫用として無効になります。

退職勧奨に関するよくある質問

退職勧奨の際に通知書などの書面は必要ですか？

法律上、退職勧奨を行う際に特定の書面を交付する義務はありません。しかし、後々のトラブルを避けるため、面談の目的や会社の状況を記した書面を用意することが実務上推奨されます。これにより、口頭での説明に生じがちな誤解を防ぎ、話し合いの前提を明確にすることができます。ただし、書面の文面が一方的な退職命令と受け取られないよう、あくまで「ご相談」「ご提案」といった丁寧な表現を用いることが重要です。

面談内容を従業員に録音されても法的に問題ないのでしょうか？

従業員が面談内容を秘密に録音すること自体は、違法ではありません。そして、その録音データは、後の裁判などで有力な証拠として扱われる可能性があります。したがって、会社側は「常に録音されている」という前提で面談に臨むべきです。録音を無理に止めさせようとすると、かえって不信感を招きます。むしろ、会社側も正確な記録を残すために、従業員の同意を得て録音を行うか、詳細な議事録を作成することが、自社を守る上で有効な対策となります。

退職に合意した場合、離職理由は「会社都合」「自己都合」のどちらになりますか？

退職勧奨に応じて退職した場合、雇用保険上の離職理由は原則として「会社都合」として扱われます。これにより、従業員は失業手当の受給において、給付制限期間がなく、所定給付日数が長くなるなどのメリットを受けられます。会社がこれを「自己都合」として処理するよう強要することは、事実と異なる申告であり、後のトラブルの原因となります。会社はハローワークに提出する離職証明書に、退職勧奨による離職の事実を正確に記載する義務があります。

試用期間中の従業員に退職勧奨を行うことはできますか？

試用期間中の従業員に対しても、退職勧奨を行うことは可能です。試用期間は従業員の適性を判断する期間ですが、その満了をもって本採用を拒否（＝解雇）するには、客観的に合理的な理由が必要です。安易な本採用拒否は、後の紛争リスクを伴います。そのため、適性に疑問がある場合は、解雇という手段に訴える前に、退職勧奨によって円満な合意解約を目指すのが、実務上有効な選択肢となります。

まとめ：円満な合意退職を実現する、適法な退職勧奨の進め方

本記事では、従業員との円満な合意退職を目指すための退職勧奨について、その法的な位置づけから具体的な実践方法までを解説しました。最も重要なのは、解雇とは異なり、あくまで従業員の自由な意思決定を尊重する姿勢です。客観的な事実に基づいた丁寧な説明、適切な面談設定、そして退職強要と見なされないための慎重な言動が、トラブルを回避する鍵となります。万が一、従業員が退職を拒否した場合の対応も想定し、安易な解雇ではなく、配置転換などの次の選択肢も視野に入れておく必要があります。本記事で解説したステップと注意点を参考に、法的なリスクを管理しつつ、慎重かつ誠実に手続きを進めてください。

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