是正・改善報告書の記入例｜欄ごとの書き方と期限内提出の進め方

是正・改善報告書（是正報告書）の提出期限が迫るなか、労働基準監督署から受けた是正勧告書（指導票を含む）に対して、どの欄に何を書けばよいか分からず手が止まりやすい局面です。対応が曖昧なまま提出すると、追加照会や再提出につながり、監督官とのやり取りが長引くほか、社内の再発防止策も形だけになりかねません。押さえるべきは、指摘事項との一対一対応、客観資料の添付、そして将来民事訴訟法第226条の手続等で説明を求められても整合が崩れない書き方です。以下では、是正報告書の判断材料として各欄の書き方と記入例を示します。

是正・改善報告書の位置づけ

是正勧告書との関係と報告の目的

是正・改善報告書（以下「是正報告書」といいます）は、労働基準監督官の臨検監督等を受けて交付された是正勧告書または指導票に対し、企業側が講じた是正内容・改善内容を、所轄の労働基準監督署長等へ提出して説明するための回答文書です。

是正勧告書は労働基準法の違反（例：36協定違反等）が認められる場合に交付され、違反が認められない場合でも行政運用として指導票が交付されることがあります。いずれの場合も、企業としては「何を・いつまでに・どう是正したか（または改善予定か）」を、是正報告書で示すことになります。

また、労災事故が絡むケースでは、是正勧告書等が後日、民事訴訟で証拠化され得る点に注意が必要です。被災労働者が損害賠償請求訴訟を提起した場合、文書送付嘱託の申立て（民事訴訟法第226条）により、提出先である労基署長から裁判所へ是正勧告書等が送付され、安全配慮義務違反を基礎づける証拠として用いられることがあります。したがって、是正報告書は「とりあえず提出する書類」ではなく、後日の説明可能性も見据えて、事実と根拠資料に基づき、簡潔かつ整合的に作成する必要があります。

様式第24号等の全体像と記載欄

是正報告書は、労基署から交付される用紙（様式第24号等）や労働局等の公開様式をベースに作成する運用が多く、法令上「全国一律でこれ」と定まった単一様式があるというより、是正勧告書・指導票の指摘事項と対比できる体裁で整えることが重視されます。

指導票に対する提出書面は「改善報告書」とされることもありますが、実務上は「指摘に対する回答として、是正内容を記載し提出する」という点で共通します。なお、用語が似ていても、会社法上の法定書類は「監査報告」と呼ばれる（会社法第437条、会社法第442条等）ため、社内文書の題名や保存分類で混同しないよう整理しておくと運用ミスを減らせます。

是正報告書の書き方

各記入欄の意味と書き方の基本

是正報告書は、是正勧告書・指導票に記載された指摘事項をそのまま正確に受け止め、企業側の対応を客観的事実と証拠で示すことが基本です。「反省しています」「今後気を付けます」だけでは、違反状態の解消や改善の実施が読み取れず、追加照会・再提出につながりやすくなります。

労災事故を起点に是正勧告書が交付される場面もあるため、記載内容は「行政対応」だけでなく、将来の民事手続での説明（民事訴訟法第226条の文書送付嘱託等）を意識し、事実・根拠・添付資料の対応関係を崩さないことが重要です。

指摘事項と報告内容の対応付け方

是正報告書では、是正勧告書（または指導票）の指摘事項ごとに一対一で回答を作るのが基本です。監督官は原則として指摘順に確認するため、対応関係が曖昧だと、追加説明の要請や再臨検につながりやすくなります。

とくに安全衛生（労災事故を含む）に関連する指摘は、後日の損害賠償局面で「会社が何を認識し、何を改善したか」が争点化し得るため、社内の意思決定記録・教育実施記録等も含め、整合が取れるように整理して記載します。

添付資料の考え方と具体例

添付資料は、是正状況欄で述べた対応が「実際に実施された」ことを、第三者（監督官）に客観的に示すための裏付けです。文章だけで完結させようとすると、事実確認ができず追加提出になりがちです。

なお、労災保険の手続では、労基署長から報告や文書提出を求められる場合がある旨の定めがあるため、事故対応と是正対応が並行する場面では、提出書類の整合（日時・対象者・事実関係）も意識しておくと実務上の混乱を減らせます。

是正済みと改善予定が混在するときの書き分け基準と記載順序

是正期日までに完了した事項と、期日時点で未完了の改善予定が混在する場合は、完了した事実と今後の工程（いつまでに何をするか）を明確に分けて記載します。完了と予定が混ざると、監督官から見て「結局是正できていない」と評価されやすくなります。

例として、定期健康診断の未実施が指摘される場面では、健診の実施だけでなく、医師意見聴取まで含めて義務となるケースがあり、労働安全衛生法上、異常所見者への意見聴取は「3か月以内」がポイントになります（労働安全衛生法第66条の4）。このように、法令上の期限要素がある指摘では、「受診完了日」と「意見聴取の実施日（3か月以内）」を分けて示し、未完了分はいつ実施するかを具体化して記載します。

労働時間・36協定の記入例

36協定未届と残業の記入例

36協定（時間外・休日労働に関する協定）の未届や、協定のない時間外労働が問題となった場合は、「協定の適法化（締結・届出）」と「運用の是正（実態として時間外をさせない仕組み）」をセットで記載します。36協定違反など労働基準法違反が認められると是正勧告書が交付され得ます。

時間外・休日労働削減の記入例

時間外・休日労働の削減を求められた場合は、「やりました」という宣言ではなく、時間外・休日労働時間に関する実績を出せる管理設計があることを示すのが実務上重要です。にも「時間外・休日労働時間の削減」が論点として挙げられています。

過半数代表者の選び直しが必要なケースと報告書への反映方法

過半数代表者の選出が不適切（使用者指名、管理監督者の選任、選出目的の不開示等）であった場合は、協定の前提が崩れるため、是正報告書では「再選出の手続」と「新協定の再締結・再届出」を時系列で示します。

労働条件・賃金の記入例

労働条件の書面明示の記入例

労働条件の書面明示の不備は、採用・雇入れ時点の基本統制の問題として見られやすいため、是正報告書では「法定記載事項を満たした様式へ整備したこと」と「未交付者への再交付を完了したこと」を分けて書きます。

労働条件明示義務は労働基準法第15条に根拠があり、就業の場所に関する事項等が問題となります。テレワークについて、場所が特定される場合はその場所を明示する必要があり、特定できない場合は自宅・サテライトオフィス等の「可能な場所」を明示することが望ましいとされています（労働基準法施行規則5条1項1の3号の考え方）。

割増賃金未払いの記入例

割増賃金未払い（いわゆる賃金不払残業）は、過去に遡った是正が必要になりやすく、是正状況欄では「再集計の方法」「不足額の算定根拠」「支払完了の証拠」をセットで提示します。

割増賃金は労働基準法第37条に基づくため、条文の指摘がある場合は是正勧告書の記載をそのまま転記し、算定の前提を勝手に変更しないことが重要です。

不足賃金の遡及支払いで金額差異が出たときに確認すべき計算資料

不足賃金の遡及支払いで、社内の当初算定と監督官の見解の間で金額差異が生じた場合は、原因を「資料」「ルール」「計算」へ分解して検証し、その結果を是正状況欄に簡潔に記載します。

是正状況欄には、例えば「当初は特定手当を割増基礎から除外していたが、賃金規程の定義に照らし除外できないと整理し、再計算した」など、差異の原因と修正方針を明示します。添付では、修正前後の計算書を並べた比較表を付け、監督官が追える形にすると確認が短時間で済みやすくなります。

就業規則・健康診断の記入例

就業規則の作成届出周知の記入例

就業規則の未作成・未届出・未周知は、どれか一つだけ対応しても是正完了になりにくいため、「作成→意見聴取→届出→周知」を一連で記載します。

根拠条文として、就業規則の作成・届出義務は労働基準法第89条、周知は労働基準法第106条が中心となるため、是正勧告書の記載に沿って転記します。

定期健康診断と医師意見の記入例

定期健康診断の指摘では、受診させるだけでなく、異常所見者に対する医師の意見聴取と、その意見を踏まえた就業上の措置までがセットで確認されやすい領域です。

根拠条文として、定期健康診断は労働安全衛生法第66条、異常所見者に関する医師の意見聴取は労働安全衛生法第66条の4で、のとおり3か月以内の意見聴取がポイントです。

常時10人未満・10人以上で対応が分かれる就業規則是正の線引き

就業規則の届出義務は「企業全体」ではなく「事業場単位」で、常時10人以上かどうかで判断します（労働基準法第89条）。にも「常時10人以上の従業員を雇用する場合は作成し届出が必要」とあるため、是正報告書では人数カウントの根拠を示すと説明が通りやすくなります。

提出と改善の実務

提出期限と提出方法その後の流れ

是正報告書は、是正勧告書・指導票に記載された提出期限（是正期日）までに、所轄の労働基準監督署へ提出します。提出が遅れると、監督官側の事実確認が厳格化しやすく、追加報告や再臨検の契機になり得ます。

提出後、内容と証拠が明確であれば指導は一区切りとなることが多い一方、記載が曖昧な場合は追加資料の提出や再臨検が行われ得ます。労災事故が絡む案件では、労災保険手続の文書提出要請と並行することもあるため、提出した文書の整合性（日時・対象者・措置内容）は特に崩さないよう管理します。

表現の工夫とNGな書き方

是正報告書の文章は、監督官が「事実確認」をするための文章です。自己弁護や感情的な表現は避け、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）で短く書き切ります。

虚偽の報告は、行政対応として致命的なだけでなく、労災事故が絡むケースでは、後日の民事手続で不利な事情として扱われるおそれもあります（文書送付嘱託（民事訴訟法第226条）により提出文書が証拠化され得るため）。

提出前に経営者・人事・法務で誰が何を確認するかの社内チェック順

提出前チェックは、「転記の正確性」「是正の事実」「証拠の整合」を段階的に潰すのが目的です。特に労災事故が関連する是正では、提出文書が将来の紛争で証拠として扱われ得るため（民事訴訟法第226条）、社内の説明可能性まで含めて確認します。

よくある質問

是正・改善報告書は手書きでもよいですか？

手書きでも問題ありません。提出媒体や作成方法自体が本質ではなく、是正勧告書・指導票に対する回答として、事実の正確性と客観資料による裏付けがあるかが実務上の評価ポイントです。

ただし、後日の照会対応や社内保管、添付資料との突合、そして労災事故が絡む場合に文書が証拠化され得る点（文書送付嘱託：民事訴訟法第226条）を踏まえると、読みやすさ・修正履歴・控え管理の観点から、PC作成を選ぶ企業も多いです。

期限までに是正を完了できない場合はどうしますか？

期限までに完了できない場合は、無断で超過せず、期日前に所轄の担当監督官へ連絡し、進捗と見込みを説明します。特に安全衛生関連では、法令上「3か月以内」など期限要素が絡む指摘（例：異常所見者への医師意見聴取（労働安全衛生法第66条の4））もあるため、遅延理由と代替工程を具体化することが重要です。

取引先向け是正報告書に流用できますか？

労基署向けの是正報告書をそのまま取引先向けに流用するのは避けた方が安全です。労基署向けは条文違反の是正と証拠提示に特化しており、労災事故が絡む場合には、当該文書が後日、訴訟で証拠として扱われ得ること（文書送付嘱託：民事訴訟法第226条）も踏まえると、開示範囲のコントロールが重要になります。

取引先向けは、相手の目的（供給安定、ガバナンス、再発防止体制等）に合わせて、個人情報・機密情報を整理し、必要な範囲で再構成して作成するのが実務的です。

是正・改善報告書への対応で次にすべきこと

是正・改善報告書は、是正勧告書・指導票の指摘を一対一で受け、是正年月日（完了日）と添付資料で「実施済みの事実」を示すことが実務の基本です。記載が抽象的だと追加照会や再提出につながりやすいため、5W1Hで簡潔に書き切り、指摘項目ごとに証拠を並べ替えて突合できる状態に整えます。安全衛生を含む案件では、民事訴訟法第226条の手続等で文書が証拠化され得る点も踏まえ、事実・根拠・添付資料の対応関係を崩さない運用が重要です。未完了の改善が残る場合は、完了分と工程（担当者・目標日）を切り分け、期日前に所轄へ相談する判断軸を持つと混乱を減らせます。個別の事案では、法務・社労士・弁護士等と役割分担し、条文転記（例：労働安全衛生法第66条の4の3か月以内など）や記載内容の整合を最終確認したうえで提出してください。

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